ziekteverzuimbeleid.

Een effectieve aanpak van ziekteverzuim is dé sleutel om de verzuimcijfers in je bedrijf omlaag te krijgen. Preventie, begeleiding van de zieke medewerker en re-integratie moeten goed op elkaar aansluiten, met de focus op preventie. 

Op deze pagina

• verzuimpreventie
• verzuimprotocol
• verzuimtraining
• verzuimregistratie en verzuimanalyse
• verzuimbegeleiding
• regels bij conflicten

een doeltreffende aanpak van ziekteverzuim

Een effectief ziekteverzuimbeleid bestaat uit ten minste de volgende onderdelen:

• verzuimpreventie: het nemen van maatregelen om ziekteverzuim te voorkomen

• verzuimprotocol: het vastleggen van afspraken over het omgaan met ziekteverzuim

• verzuimtraining: het trainen van de leidinggevenden die zieke medewerkers begeleiden

• verzuimregistratie en -analyse: het vastleggen en beoordelen van verzuim om te bepalen welke acties nodig zijn

• verzuimbegeleiding: het aanwijzen van casemanagers die arbeidsongeschikte medewerkers begeleiden bij re-integratie

• regels bij conflicten: mogelijkheden voor het vragen van een second opinion of de voorwaarden voor het opschorten van loon.

Ziekteverzuimbeleid en arbobeleid liggen dicht bij elkaar. Beide zijn bedoeld om uitval door ziekte en/of arbeidsomstandigheden te voorkomen, te verminderen en in elk geval zo kort mogelijk te laten duren. Het ziekteverzuimbeleid moet passen binnen het totale bedrijfs- en personeelsbeleid van de organisatie. Daarom is in de Wet op de ondernemingsraden (WOR) vastgelegd dat de (vertegenwoordiging van de) medewerkers met het ziekteverzuimbeleid moet instemmen.

verzuimpreventie

Preventieve maatregelen - om ziekteverzuim te voorkomen - kunnen gericht zijn op individuele medewerkers maar ook gelden voor specifieke afdelingen of het hele bedrijf.

preventie van ziekteverzuim bij de individuele medewerker

Direct leidinggevenden spelen een sleutelrol bij de preventie van ziekteverzuim van individuele medewerkers. Zij moeten zo snel mogelijk met hun medewerker in gesprek gaan zodra zij de indruk krijgen dat er klachten zijn, van welke aard dan ook. Het gaat daarbij niet altijd om lichamelijke klachten. Onbalans tussen werk en privé, werkdruk, een slechte werksfeer en onzekerheid over de toekomst kunnen ook tot verzuim leiden. Als blijkt dat er problemen zijn, kunnen leidinggevenden en medewerkers samen kijken naar oplossingen. Bijvoorbeeld door het werk (tijdelijk) anders in te richten of te zorgen voor extra begeleiding of scholing.

Openheid over klachten mag geen taboe zijn. Tijdige signalering, een cultuur waarin mensen mogen aangeven wat hen bezighoudt en serieuze aandacht voor het welzijn van medewerkers zijn belangrijke factoren voor een succesvolle preventie van ziekteverzuim.

preventiemaatregelen voor verzuim op bedrijfs- of afdelingsniveau

Verzuimpreventie op bedrijfs- of afdelingsniveau moet de oorzaken van het verzuim aanpakken. Als werkgever kun je die oorzaken onderzoeken met hulp van bijvoorbeeld:

• een analyse van de verzuimgegevens

• een periodiek medisch onderzoek (PMO/PAGO) voor medewerkers

• een analyse van (de aanpak van) vergelijkbare individuele verzuimgevallen

Risicofactoren kun je opnemen in de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E). Als je in kaart hebt gebracht welke verzuimoorzaken en/of arbeidsrisico’s in je organisatie voorkomen, kun je beleid opstellen en preventieve maatregelen nemen om die risico’s te minimaliseren.

verzuimprotocol

In het verzuimprotocol van het ziekteverzuimbeleid staat welke procedures binnen de organisatie gelden en wat de verplichtingen over en weer zijn tijdens ziekte. Onderwerpen die aan bod komen, zijn ziekmelden, verzuimcontrole, verzuimbegeleiding, re-integratie en ziekte tijdens vakantie. De  ondernemingsraad of de personeelsvertegenwoordiging moeten het protocol goedkeuren. Het is belangrijk dat iedereen in je organisatie op de hoogte is van het verzuimprotocol en ernaar handelt.

verzuimtraining

Je managers en leidinggevenden moeten leren de signalen van hun medewerkers te herkennen waarop zij direct actie moeten ondernemen. Ook is het van belang dat zij de wettelijke speelruimte kennen, weten welke vragen ze de zieke medewerker wel en niet mogen stellen en hoe ze iemand het beste kunnen begeleiden bij re-integratie.

De arbodienst kan je helpen met (advies over) het geven van de verzuimtraining.

verzuimregistratie en verzuimanalyse

Door periodiek cijfers te analyseren, worden verzuimpatronen duidelijk. Het verzuimvolume wordt aangegeven met een percentage. Een hoog verzuimpercentage kan het gevolg zijn van een beperkt aantal langdurige verzuimgevallen of van veel frequent verzuim. Deze informatie geeft inzicht in de werking van het verzuimbeleid.

Je kunt, als werkgever, de verzuimregistratie zelf doen, maar je kunt deze ook uitbesteden aan de arbodienst. Voor verzuimregistratie zijn diverse softwarepakketten beschikbaar. De keuze van de registratiemethode hangt samen met de omvang van je bedrijf.

verzuimbegeleiding

Het is belangrijk dat zieke medewerkers regelmatig contact hebben met hun leidinggevende en collega’s. Enerzijds zorgt dat ervoor dat de medewerker zich niet geïsoleerd gaat voelen en eventuele oorzaken van de arbeidsongeschiktheid (bijvoorbeeld stress of arbeidsomstandigheden) gemakkelijker kan bespreken. Anderzijds krijg je door regelmatig contact met een zieke medewerker ook informatie die je helpt om de terugkeer van die medewerker op het werk makkelijker te maken. Een goede verzuimbegeleiding is dus in het belang van beide partijen.

Bij (langdurig) verzuim kun je een casemanager aanwijzen of een arbodienst inschakelen voor de begeleiding van de medewerker. In kleine bedrijven doet de werkgever dit vaak zelf. Bij de verzuimbegeleiding ben je verplicht samen te werken met een gecertificeerde arbodienst of een BIG-geregistreerde bedrijfsarts (in elk geval voor het maken van de probleemanalyse en het re-integratieverslag). Dit kan een bedrijfsarts van een arbodienst zijn of een zelfstandig gevestigde bedrijfsarts.

regels bij conflicten

Arbeidsconflicten blijken regelmatig een reden voor ziekteverzuim te zijn. Maar het is ook mogelijk dat juist het verzuim of de re-integratie tot een conflict leidt. Daarom is het belangrijk dat het ziekteverzuimbeleid voorziet in regels voor conflicten die ontstaan rondom ziekteverzuim of re-integratie, het inschakelen van een bedrijfsarts, het recht op second opinion, het deskundigenoordeel bij UWV  en wanneer er sancties, zoals het opschorten van loon, kunnen worden toegepast.

Als partijen er samen niet uitkomen, kan de hulp worden ingeroepen van de bedrijfsarts. Hij kan advies geven bij een conflict tijdens ziekte of onderzoek doen naar arbeidsongeschiktheid bij een ziekmelding na een conflict. De bedrijfsarts kan adviseren een gesprek met een onafhankelijke derde in te zetten. Dit kan een mediator zijn, maar in eerste instantie ook een HR-adviseur of een vertrouwenspersoon.