fiets van de zaak: 10 vragen en antwoorden.

De fiscale regeling voor een fiets van de zaak houdt in dat je als werkgever jaarlijks 7% van de consumentenadviesprijs van de fiets en accessoires (inclusief btw) bij het belastbaar inkomen van je medewerker optelt, waarover je loonheffingen inhoudt en afdraagt aan de Belastingdienst. Dit is de bijtelling. De cataloguswaarde kun je nagaan op Bijtellingzakelijkefiets.nl.

Als de oorspronkelijke consumentenadviesprijs niet te achterhalen is, kun je uitgaan van de consumentenadviesprijs (inclusief omzetbelasting) van de meest vergelijkbare fiets. Hierdoor betaalt je medewerker over een vast bedrag per maand aan bijtelling belasting. Kilometers bijhouden is niet nodig. 

Ja, dat kan. De eigen bijdrage voor het privégebruik kan je vervolgens (uit het netto loon van de medewerker) van de bijtelling aftrekken. De bijtelling kan niet negatief worden.. Je medewerker ziet dit terug op zijn of haar loonstrook. 

Je kunt je medewerker een onbelaste (netto) vergoeding geven voor de bijtelling voor de fiets. Dat kan door gebruik te maken van de vrije ruimte in de werkkostenregeling. In dat geval hoeft je medewerker helemaal geen belasting over de fiets te betalen. Een andere manier is om de bijtelling direct op te nemen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling, zodat je geen bijtelling en onbelaste vergoeding op de loonstrook hoeft op te nemen.

Ja. De medewerkers die gebruikmaken van een leasefiets van de zaak behouden hun recht op een onbelaste reiskostenvergoeding van € 0,23 per kilometer voor de zakelijke kilometers die met een ander vervoermiddel dan de leasefiets  worden gemaakt. Dit moet wel afgestemd zijn met de werkgever. Als je medewerker dus met de trein of auto naar werk gaat, mag je als werkgever maximaal € 0,23 per kilometer onbelast vergoeden. Reist je medewerker met de trein en zijn de werkelijke reiskosten hoger dan € 0,23 per kilometer? Dan mag je de werkelijke kosten vergoeden. Werkgever en medewerker moeten wel aannemelijk kunnen maken dat de medewerker geen gebruik heeft gemaakt van de leasefiets.

De regeling voor de fiets van de zaak is niet voor alle medewerkers financieel aantrekkelijk. Omdat ze geen onbelaste reiskostenvergoeding meer kunnen krijgen voor de woon-werkkilometers en overige zakelijk gereden kilometers met de leasefiets, kunnen ze een flink bedrag per maand mislopen. Het kan daarom voordeliger voor hen zijn om zelf een fiets te kopen en de reguliere reiskostenvergoeding te behouden. Het loont dus de moeite om eerst na te gaan wat voor iemand voordeliger is. De rekentool van de Fietsersbond is daarbij een handig hulpmiddel.

De administratie kan behoorlijk ingewikkeld worden als je zowel een fiets van de zaak als een reiskostenvergoeding geeft. Zoals aangegeven bij vraag 4 moeten je medewerker en jij als werkgever aannemelijk kunnen maken dat er geen gebruik is gemaakt van de leasefiets bij het onbelast vergoeden van de overige zakelijke reizen. Het is immers mogelijk dat je medewerker een gecombineerde reis maakt. Voor de reis met de fiets van de zaak naar het station kun je dan geen onbelaste vergoeding geven, en voor de (verdere) reis per trein wordt de reiskostenvergoeding dan € 0,23 per kilometer of de hogere werkelijke kosten.

Ga goed na of de administratieve rompslomp voor je bedrijf de moeite waard is. Daarnaast moet jij als werkgever ook sociale verzekeringspremies over de bijtelling betalen. Het heeft natuurlijk meerdere (maatschappelijke) voordelen als er meer met de fiets gereisd wordt: denk aan het milieu en de gezondheid van je medewerkers.

Net zoals voor auto’s van de zaak kan een leaseplan voor fietsen van de zaak interessant zijn. Op die manier maak je de leasefiets een vast onderdeel van de secundaire arbeidsvoorwaarden. Bekijk wel goed of dit voor jou, als werkgever, aantrekkelijk is. Met name voor kleinere bedrijven kan een extra fietsregeling (te) veel rompslomp geven (zie vraag 6). 

Als werkgever mag je in 2024 1,18% van de totale fiscale loonsom (1,92% tot € 400.000) besteden aan belastingvrije extra’s via de werkkostenregeling. 

Je kunt een fiets verstrekken, zodat de medewerker eigenaar van de fiets wordt. Als je daarbij gebruikmaakt van de fiscale vrije ruimte blijft de aanschafwaarde van de fiets voor de medewerker onbelast, voor zover je binnen de 1,18% blijft. Daarboven betaal je 80% eindheffing aan de fiscus.

Heb je een cafetariaregeling voor je personeel, dan kan het een optie zijn om de aanschafwaarde van de fiets uit te ruilen met brutoloonbestanddelen (bijvoorbeeld  de dertiende maand/eindejaarsuitkering). Om dit stukje loon dan netto uit te betalen moet je het bedrag van de fiets wel in de vrije ruimte opnemen. 

Daarnaast kun je je medewerkers een (renteloze) lening geven om een fiets aan te schaffen. Omdat voor dit rentevoordeel een nihilwaardering geldt, wordt het voordeel van de medewerker aan rente niet belast. In hoofdstuk 22 van het Handboek Loonheffingen van de Belastingdienst staat meer informatie over nihilwaarderingen.

Als je je medewerkers een fietsregeling wilt aanbieden, heb je twee opties: 

• je kunt als werkgever een fiets aanschaffen en deze aan je medewerker ter beschikking stellen: daar komen voor jou nog de kosten voor onderhoud, reparatie, verzekeringen en het opladen van elektrische fietsen bij
• fietsen leasen: je betaalt de leasemaatschappij dan maandelijks een bedrag waarin alle kosten zijn verwerkt. 

• de Rijksoverheid heeft een aantal vragen en antwoorden gepubliceerd, zowel voor medewerkers als voor werkgevers

• de Fietsersbond heeft een rekentool waarmee je de kosten van een leasefiets kunt berekenen, en veel andere informatie die met fietsen naar het werk te maken heeft 

• in de Werkpocket lees je meer over de werkkostenregeling.