hybride werken.

Hybride werken - deels thuis, deels op kantoor - heeft de laatste jaren een enorme vlucht gemaakt. Veel werkenden zouden ook niet anders meer willen. Maar wat betekent dat in de praktijk? We geven antwoord op een aantal vragen.

hybride werken: vragen & antwoorden

1. wat is hybride werken?
2. waarom is hybride werken 'ineens' zo actueel?
3. wat willen je medewerkers?
4. hybride werken: hoe pak je het aan?

1. wat is hybride werken?

Hybride werken betekent - simpel gezegd - dat de plek waar iemand werkt, afhangt van de geplande activiteiten van de werkdag. Mensen kiezen hun werkplek bijvoorbeeld op basis van factoren als:

• het soort werk en het doel van de activiteit (bijvoorbeeld: een verslag schrijven, teamoverleg of een presentatie geven)
• de noodzaak om al dan niet met anderen in dezelfde ruimte te zijn
• de efficiëntie en kwaliteit van beschikbare communicatiemiddelen.

Hybride werken kan in de praktijk betekenen dat je medewerkers niet alleen vanaf verschillende locaties (samen)werken, maar ook dat werktijden per persoon of team kunnen verschillen. 

2. waarom is hybride werken ‘ineens’ zo actueel?

Hybride werken is helemaal niet zo nieuw. Rond 2010 was ‘Het Nieuwe Werken’ (HNW) al een hot topic, door de snelle technologische ontwikkelingen die werken op afstand mogelijk maakten. Door de coronapandemie kreeg deze manier van werken een onverwachte boost, omdat veel organisaties noodgedwongen moesten overschakelen op thuiswerken en nieuwe vormen moesten bedenken voor samenwerken ‘op afstand'.

Maar ook los van corona past hybride werken helemaal in deze tijd van snel toenemende digitalisering, de groeiende behoefte aan maatwerk en de wens om het toenemende woon-werkverkeer terug te dringen. 

3. wat willen je medewerkers?

Uit onderzoek van FNV blijkt dat werkenden het afgelopen jaar veel positiever zijn gaan denken over thuiswerken. Slechts 10% van hen wil alleen op kantoor werken, een kleine 20% wil alleen nog maar thuiswerken en ruim 70% wil een mix van allebei, met een voorkeur voor een fifty-fifty-verdeling van de werktijd thuis en op locatie. Ook wil een ruime meerderheid (63%) nadrukkelijk kunnen meepraten over hoe hybride werken er bij hun werkgever uit gaat zien. 

Al voor de coronacrisis uitbrak, bleek dat meer dan de helft van de Nederlandse medewerkers behoefte heeft aan meer autonomie: de mate waarin medewerkers de vrijheid hebben om zelf beslissingen te nemen over de inhoud en planning van hun werk, waardoor ze hun werk kunnen invullen op een manier die goed bij hen past. Medewerkers die zich autonoom voelen zijn gelukkiger, lossen problemen gemakkelijker op, zijn productiever en blijven langer in dienst bij hun werkgever. 

4. hybride werken: hoe pak je het aan?

Omschakelen naar hybride werken gaat niet van de ene op de andere dag. Deze praktische tips helpen je op alvast weg.

1. inventariseer de wensen van je mensen

De ideale mix van thuis en op kantoor werken is voor iedereen verschillend. Om tot een werkbare invulling van een hybride werkcultuur te komen, is het belangrijk om te weten wat de wensen en voorkeuren van je medewerkers zijn. Maatwerkoplossingen werken in de praktijk beter dan generieke regels, maar kijk ook hoe dat past in de taken, rollen en doelstellingen van je teams en de hele organisatie.

2. zorg voor duidelijkheid: leg afspraken vast

Maak per team concrete afspraken over de invulling van hybride werken. Spreek af wie op welke dag thuiswerkt en hoe de werkinhoud eruit ziet op thuiswerk- en kantoordagen. Zo kunnen jullie besluiten dat het wekelijkse teamoverleg online via Zoom of Teams vanuit huis gebeurt, maar dat een brainstormsessie of een inwerktraject met een nieuwe medewerker op kantoor plaatsvindt. Leg de afspraken vast en bespreek regelmatig met elkaar wat werkt, en wat niet.

3. plan wekelijkse digitale ''koffie talks'' in

Het nieuwe werken heeft voordelen, maar een direct negatief effect van hybride werken is dat je je collega's minder vaak face to face ziet. En de momenten dat je met een heel team fysiek bij elkaar bent, zijn misschien nog wel minder. Het is belangrijk om dan in verbinding te blijven. Plan ook structurele momenten in om even met elkaar bij te kletsen. Vraag tijdens een zogeheten ''zoom koffie talk'' eens hoe het nu echt met die collega gaat

4. creëer focus blokken in je agenda

Werken op verschillende locaties geeft afwisseling, maar ook afleiding. De ene werkplek brengt je meer concentratie dan de ander. Aan de afleidingen die je op locatie hebt kun je niet veel veranderen. Maar aan afleidingen door telefoontjes van collega's, berichten en e-mails wel. Stel een focus blok van bijvoorbeeld 2 uur in, waarin je je mailbox afsluit en telefoon weglegt. Zo kun je je beter concentreren op je taken. Vragen die zijn binnengekomen in je focus blok beantwoord je daarna weer. Zo minimaliseer je de interne afleidingen op een externe locatie.

5. pas je stijl van leidinggeven aan

Deze nieuwe vorm van samenwerken vraagt om een andere stijl van leidinggeven om je teams betrokken en gemotiveerd te houden. Besteed veel aandacht aan de onderlinge verbinding als team en geef je mensen vertrouwen, maar ben extra duidelijk in je feedback en verwachtingen.

6. geef ruimte voor experimenten en missers

Zorg dat je medewerkers zich vertrouwd en veilig voelen om te experimenteren, fouten te maken en te kunnen leren. Oordeel niet te snel, evalueer vanuit het perspectief ‘wat kunnen we hiervan leren?’ en beloon initiatieven en ideeën van je medewerkers. Hybride werken lukt namelijk niet van de ene op de andere dag. Oude gewoontes loslaten en nieuwe vormen van samenwerken invoeren kost tijd. Probeer niet alles ineens te veranderen maar maak een stappenplan, zodat je elke stap goed kunt evalueren en bij kunt sturen.