Wil je als werkgever in 2024 en 2025 je medewerkers, naast hun loon, ook vergoedingen of verstrekkingen geven? Dat kan onbelast op basis van de werkkostenregeling (WKR), als het is aangewezen als eindheffingsloon en het totaalbedrag van de vergoedingen en verstrekkingen maar niet hoger is dan de vrije ruimte. Sommige vergoedingen mag je je medewerker geven zonder dat dit ten koste gaat van de vrije ruimte, zoals vergoedingen voor reiskosten, het ter beschikking stellen van een telefoon of het betalen van iemands opleidingskosten. Dit zijn zogenoemde gerichte vrijstellingen.
Op deze pagina
- vergoedingen en verstrekkingen
- vrije ruimte in 2024 en 2025
- gebruikelijkheidstoets
- gerichte vrijstellingen
- vaste (kosten)vergoeding
- reiskostenvergoeding en openbaar vervoer
- thuiswerkkostenvergoeding
- nihilwaarderingen
vergoedingen en verstrekkingen
Als werkgever kun je bepaalde kosten die je medewerkers voor hun werk maken aan hen terugbetalen (vergoeden) of hulpmiddelen/zaken ter beschikking stellen die ze nodig hebben om hun werk te kunnen doen (verstrekken/ter beschikking stellen). Je mag deze vergoedingen en verstrekkingen belastingvrij geven, als het totaalbedrag daarvan maar niet boven een bepaald percentage van de fiscale loonsom (van alle medewerkers samen) uitkomt (de vrije ruimte). Ook moeten de vergoedingen en verstrekkingen voldoen aan het gebruikelijkheidscriterium: de omvang van de aangewezen vergoedingen en verstrekkingen mogen niet in belangrijke mate groter zijn dan in de regel gebruikelijk is.
Sommige vergoedingen en verstrekkingen kun je belastingvrij geven, dus zonder dat dit ten laste van de vrije ruimte komt: daarvoor bestaan gerichte vrijstellingen.
vrije ruimte in 2024 en 2025
In 2024 mag je tot een bedrag van 1,92% voor de eerste € 400.000 van het totale fiscale loon onbelast aanwijzen als eindheffingsloon. Boven de € 400.000 geldt een maximum van 1,18% van de loonsom. Dit is de vrije ruimte. Bij een totale loonsom van bijvoorbeeld € 1.600.000 is de vrije ruimte dus € 400.000 x 1,92% + € 1.200.000 x 1,18% = € 21.840.
Per 1 januari 2025 gaat het percentage van de eerste schijf van de vrije ruimte omhoog van 1,92% naar 2%. Daarnaast wordt per 1 januari 2027 het percentage van de eerste schijf van de vrije ruimte verhoogd van 2% naar 2,16%. Dit heeft de Tweede Kamer bij amendement besloten, de definitieve invoering van de verhogingen is nog afhankelijk van de goedkeuring door de Eerste Kamer.
Over de vergoedingen en verstrekkingen die binnen de vrije ruimte vallen, hoeven geen loonheffingen te worden ingehouden/afgedragen. Je moet als werkgever in de gaten houden dat je de vrije ruimte niet overschrijdt. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaal je loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80%. Je bent over dit bedrag geen premies werknemersverzekeringen en inkomensafhankelijke bijdrage Zvw verschuldigd.
gebruikelijkheidstoets
De WKR kent een gebruikelijkheidstoets. Dit houdt in dat de vergoedingen en verstrekkingen die je hebt aangewezen als eindheffingsloon niet meer dan 30% mogen afwijken van wat gebruikelijk is in vergelijkbare omstandigheden. Het bedrag dat boven de 30%-grens uitkomt, kan niet worden aangewezen als eindheffingsloon en wordt dus gezien als loon van de medewerker. De Belastingdienst voert tot op heden het beleid dat vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen tot maximaal € 2.400 per persoon per jaar in ieder geval gebruikelijk zijn. Dit wil niet automatisch zeggen dat het aanwijzen van hogere bedragen per definitie niet voldoet aan de gebruikelijkheidstoets. De bewijslast voor onenigheid over de gebruikelijkheidstoets ligt bij de Belastingdienst.
gerichte vrijstellingen
Sommige vergoedingen mag je je medewerker geven zonder dat dit ten koste gaat van de vrije ruimte. Dat betekent dat je bepaalde zaken onbelast mag vergoeden of verstrekken, zolang er aan de bijbehorende voorwaarden is voldaan en ze de normbedragen niet te boven gaan. Dat zijn de gerichte vrijstellingen.
Het gaat bijvoorbeeld om de volgende kosten:
-
abonnementen voor openbaar vervoer
-
werkelijk gemaakte kosten voor OV, taxi, vliegtuig en schip
-
reiskosten tot maximaal € 0,23 per kilometer
-
kosten van tijdelijk verblijf in het kader van de dienstbetrekking
-
maaltijden als gevolg van bijvoorbeeld overwerk, koopavonden en dienstreizen
-
kosten van cursussen, congressen, vakliteratuur en dergelijke
-
kosten van outplacement
-
studie- en opleidingskosten
-
extraterritoriale kosten (hieronder valt ook de 30%-regeling)
-
verhuiskosten tot maximaal € 7.750
-
noodzakelijke gereedschappen, computers, communicatiemiddelen en dergelijke
-
bepaalde (arbo)voorzieningen
-
korting op producten uit het eigen bedrijf (20%, met een maximum van € 500 per werknemer)
-
de vergoeding voor de Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG)
-
thuiswerkkosten.
De gerichte vrijstelling voor studie en opleiding geldt ook voor vergoedingen en verstrekkingen aan medewerkers van wie afscheid is of wordt genomen. Bijvoorbeeld wanneer je - als onderdeel van een sociaal plan - aan de (ex-)medewerker scholingskosten wil vergoeden. Door de verruiming kan de medewerker die een scholingsbudget heeft en dit ook nog mag gebruiken nadat het einde van het dienstverband met dat scholingsbudget belastingvrij scholing volgen. Meer informatie staat in de handreiking ‘Scholingskosten in de loonheffingen’.
(vaste) kostenvergoeding
Je mag je medewerker voor gerichte vrijstellingen ook een vaste (kosten)vergoeding geven, die niet ten laste komt van de vrije ruimte. Voor een nieuwe vaste (kosten)vergoeding moet je - ter onderbouwing - eerst een kostenonderzoek doen naar de werkelijke kosten. Kijk voor meer informatie in het Handboek Loonheffingen (paragraaf 4.6).
Zo’n vaste (onbelaste) vergoeding mag je ook geven voor intermediaire kosten: dat zijn vergoedingen voor bedragen die je medewerker meestal in jouw opdracht en voor zijn rekening voorschiet. In het Handboek Loonheffingen van de Belastingdienst staat een aantal voorbeelden van intermediaire kosten (paragraaf 4.12.2).
reiskostenvergoeding en openbaar vervoer
Met ingang van 2024 is de onbelaste reiskostenvergoeding omhooggegaan van € 0,21 naar € 0,23 per kilometer.
Tot 2024 waren er twee regelingen voor het onbelast verstrekken van een ov-kaart. Maar per 1 januari 2024 is het onderscheid tussen het vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen hiervan vervallen. Als je medewerker het ov-abonnement of de voordeelurenkaart (ook) voor zakelijke reizen (waaronder woon-werkverkeer) gebruikt, is de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling van het ov-abonnement of de voordeelurenkaart gericht vrijgesteld. De mate van het privégebruik is niet van belang en het privégebruik is dus ook niet belast.
In het Belastingplan 2025 wordt deze gerichte vrijstelling op een paar punten verder toegelicht:
-
krijgt een werknemer van zijn werkgever de mogelijkheid om vrij of met korting privé te reizen, dan zijn deze reiskosten gericht vrijgesteld. Voorwaarde is wel dat de werknemer ook op dezelfde manier zakelijk reist
-
de gerichte vrijstelling geldt niet voor privéreizen die de werknemer maakt met een privé abonnement of OV-kaart. Maakt de werknemer een privéreis met bijvoorbeeld een OV-kaart van de werkgever, dan is deze wél gericht vrijgesteld. Dat geldt ook voor zakelijke reizen die met een zakelijke of privé OV-kaart gemaakt worden
-
de terminologie wordt aangepast om ook toekomstige innovaties in het openbaar vervoer te omvatten. Zo worden de termen OV-abonnement en voordeelurenkaart niet meer gebruikt.
thuiswerkkostenvergoeding
De onbelaste thuiswerkvergoeding bedraagt € 2,35 per thuisgewerkte dag (2023: € 2,15). In 2025 wordt de onbelaste thuiswerkkostenvergoeding € 2,40. Van deze vergoeding kan je personeel onder voorwaarden de extra kosten die het thuiswerken met zich meebrengt betalen. Denk aan kosten voor water, elektriciteit, verwarming, koffie/thee en toiletpapier. Jij hoeft als werkgever geen loonheffingen te betalen over deze thuiswerkvergoeding.
Je geeft per dag ofwel de thuiswerkkostenvergoeding, ofwel de reiskostenvergoeding.
Meer weten? Lees dan hybride werken: alles over de thuiswerk- en reiskostenvergoeding.
nihilwaarderingen
Er zijn ook soorten vergoedingen en verstrekkingen die altijd onbelast zijn, omdat ze gewoon bij het werk horen. Deze voorzieningen zijn op nihil (nul) gewaardeerd, zodat ze niet ten koste gaan van de vrije ruimte.
Het gaat om de volgende voorzieningen:
-
voorzieningen op de werkplek zoals bedrijfsfitness, gereedschappen, de vaste computer, het kopieerapparaat en de vaste telefoon
-
personeelsactiviteiten als deze op de werkplek worden gehouden
-
de ter beschikking gestelde arbovoorzieningen op de werkplek en in de werkruimte thuis
-
consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd
-
ter beschikking gestelde werkkleding
-
het rentevoordeel van een personeelslening als de werknemer daarmee een fiets, elektrische fiets of elektrische scooter koopt
-
een ter beschikking gesteld ov-abonnement en voordeelurenkaart als de werknemer deze kaart ook voor het werk gebruikt
-
de waarde van huisvesting en inwoning (inclusief verstrekte energie, water en bewassing) die de werkgever op de werkplek ter beschikking stelt voor de vervulling van de dienstbetrekking.
Voor deze voorzieningen gelden bijzondere regels, die zijn na te lezen in het Handboek Loonheffingen van de Belastingdienst (paragraaf 22.2).
Download hier de nieuwsbrief Loonheffingen 2024 met daarin een overzicht van alle wijzigingen voor 2024.
