Als werkgever heb je een zorgplicht voor je medewerkers: je bent verplicht om hun veiligheid en gezondheid zo goed mogelijk te beschermen. Dat geldt ook voor de thuiswerkplek.
Wat zijn de regels voor thuiswerken? Waar hebben je medewerkers recht op? En wat moet je als werkgever regelen? We geven een overzicht in 5 tips.
5 tips: zo voldoe je als werkgever aan je zorgplicht
- zorg voor een veilige en gezonde werkplek
- breng de risico’s in kaart
- stimuleer beweging en regelmatige pauzes
- zorg voor de juiste spullen
- informeer je medewerkers en maak afspraken
1. zorg voor een veilige en gezonde werkplek
Als werkgever moet je zorgen voor een veilige en gezonde werkplek, waar je medewerkers geen klachten kunnen oplopen. Dat staat in de Arbeidsomstandighedenwet. Voor thuiswerken zijn de regels wel wat anders dan voor werken op kantoor. Je bent bijvoorbeeld niet verplicht om een brandblusser op te hangen. Voor de inrichting van een beeldschermwerkplek gelden wel dezelfde regels als op kantoor. In de praktijk betekent dit dat er zeker een goede, instelbare tafel, stoel en computeropstelling moeten zijn.
2. breng de risico’s in kaart
Om na te gaan of een thuiswerkplek geschikt is om langdurig te werken, kun je je personeel een korte checklist laten invullen, met deze vragen:
- kun je thuis in alle rust werken? Heb je bijvoorbeeld een aparte werkkamer?
- heb je voldoende ruimte in je woning om je bureau en stoel op een ergonomisch verantwoorde manier op te kunnen stellen? Zo zou de bureautafel dwars op het raam moeten staan voor de beste lichtinval
- heb je voldoende frisse lucht? Om overdracht van het virus te beperken is het belangrijk dat lucht vaak ververst wordt. Zorg dat er thuis altijd een raam of ventilatierooster openstaat en dat het huis meerdere dagen per dag kan doorluchten door ramen en deuren wijd open te zetten.
- heb je de beschikking over een werktafel die een ergonomisch verantwoorde zit- en werkhouding mogelijk maakt? En is het bureaublad groot genoeg voor een laptop, muis, laptopsteun en toetsenbord?
- heb je een bureaustoel die instelbaar is op jouw lichaamsverhoudingen? Als je geen kantoorstoel hebt, probeer dan op andere manieren de stoel wat te verhogen. Doel is: de onderarmen op tafel, zonder dat je jouw schouders hoeft op te trekken
- kun je iets onder je voeten zetten voor horizontale steun van de benen? Zo stimuleer je de doorbloeding van je benen
- heb je een apart toetsenbord en beeldscherm? De bovenrand van het scherm moet iets onder ooghoogte komen
- heb je de mogelijkheid om de lichtinval te regelen, bijvoorbeeld met lamellen of zonwering? Liefst ga je op een plek zitten met het raam achter of naast je.
Vraag je medewerkers ook om een foto te maken van hun thuiswerkplek. Controleer die samen op de arbovereisten of leg hem voor aan een arbodeskundige. Voldoet de werkplek niet? Dan help je om de werkplek aan te passen. Je kunt je medewerkers vragen om creatief te zijn met de middelen die voorhanden zijn. Bijvoorbeeld door de laptop of het beeldscherm te verhogen met een stapel boeken.
3. stimuleer beweging en regelmatige pauzes
Volgens de regels uit de Arbeidstijdenwet moet er - ook thuis - afwisseling bestaan tussen werken en pauzeren. Stimuleer je medewerkers om het werk achter een beeldscherm regelmatig met een pauze te onderbreken. Een micropauze van bijvoorbeeld 20 seconden kan al een positief effect hebben.
Arboportaal adviseert om te voorkomen dat medewerkers lang zitten door bijvoorbeeld stretchoefeningen te doen of te gaan staan of lopen tijdens het telefoneren. Belangrijk is dat de spieren in actie komen. De volgende vuistregel kun je gebruiken: onderbreek het zitten één keer per half uur voor minimaal 2 minuten.
Op de website van TNO staan nog meer tips voor afwisseling en onderbreking van thuiswerken. Of laat je medewerkers pauzesoftware installeren, zoals Workrave.
4. zorg voor de juiste spullen
Het lijkt een open deur, maar toch: zorg ervoor dat je medewerkers hun werk ook echt thuis kúnnen doen. Dit betekent dat ze de apparatuur en spullen moeten hebben om thuis te kunnen werken, zoals een laptop, een headset, een bureau en stoel en eventueel een printer. Werken je medewerkers nu volledig thuis? Dan kan je ze voorstellen om de spullen van hun werkplek daar neer te zetten, mits er voldoende ruimte is.
Ziet het ernaar uit dat je medewerker(s) ook op de lange termijn meer thuis gaan werken? Dan loont het om hierin te investeren. De kosten moet je als werkgever betalen en mag je dus niet ten laste van je werknemers brengen. Mocht een medewerker liever met andere (duurdere) apparatuur werken of design meubilair willen hebben voor zijn thuiswerkplek? Dan hoef je die niet te betalen.
De vergoeding en/of verstrekking van de apparatuur, mobiele telefoon, internetabonnement en het gebruik van de pc valt onder de werkkostenregeling (WKR). De Belastingdienst heeft hiervoor in het Handboek Loonheffingen (Hoofdstuk 20) duidelijke richtlijnen aangegeven.
5. informeer je medewerkers en maak afspraken
Je moet je medewerkers informeren over de risico’s van thuiswerken, zoals de kans op rsi of werkstress. Ook ben je verplicht om voorlichting en instructies te geven over het zo gezond mogelijk thuiswerken.
Maak vervolgens goede afspraken met je personeel over het thuiswerken, bijvoorbeeld over de planning van werkzaamheden, overleg, contactmomenten en wanneer iedereen bereikbaar is. Neem ook de tijd om de werk/privébalans te bespreken, zoals het combineren van werken in combinatie met de kinderen die continu thuis zijn.
meer weten?
Lees hoe je werkstress bij thuiswerken kunt helpen voorkomen.
Wil je meer weten over je arboverplichtingen als werkgever? Ga dan naar de werkpocket. En op Rijksoverheid.nl vind je de laatste adviezen over het coronavirus.
