Je weet vast wel dat je afspraken met je nieuwe medewerker schriftelijk moet vastleggen. Maar welke gegevens zijn nu écht verplicht? En wat zijn de regels rondom arbeidsomvang, werkpatroon en pensioen? Op deze pagina vind je alle informatie die je nodig hebt om als werkgever de afspraken met je nieuwe medewerker volgens de regels vast te leggen. Zo zorg je voor een goede start van jullie samenwerking.
Op deze pagina
de arbeidsovereenkomst: alle verplichte gegevens op een rij
Als je een medewerker in dienst gaat nemen, maak je eerst afspraken over het type arbeidsovereenkomst (vast of flexibel), de arbeidsvoorwaarden en de duur van het dienstverband. Deze afspraken leg je schriftelijk vast, bij voorkeur in een arbeidsovereenkomst. Ook ben je wettelijk verplicht deze gegevens - schriftelijk of digitaal - aan je medewerker te bevestigen. Per 1 augustus 2022 is deze informatieplicht uitgebreid, als gevolg van de Wet transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden.
Afhankelijk van het soort gegevens moet je je medewerker de informatie binnen een week of binnen een maand na de eerste werkdag hebben gegeven.
Binnen een week na indiensttreding moet je je medewerker deze informatie verstrekken:
-
de naam en woonplaats van werkgever en werknemer
-
de plaats(en) waar het werk wordt verricht
-
de functieomschrijving en werkzaamheden
-
de ingangsdatum
-
bij een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd: de duur of de einddatum
-
de gebruikelijke arbeidsduur per week of per dag
-
het loon: de termijnen, de hoogte, de bestanddelen en de wijze van uitbetaling
-
op welke vormen van betaald verlof de medewerker recht heeft
-
de duur en voorwaarden van de proeftijd
Binnen een maand na indiensttreding moet je deze informatie aan je medewerker hebben verstrekt:
-
de aanspraak op vakantiedagen of de manier van berekening daarvan
-
de (eventuele) deelname aan eenpensioenregeling
-
de collectieve arbeidsovereenkomst (cao), als die van toepassing is
-
de opzegtermijn of wijze van berekening daarvan
-
wat de procedure en vereisten voor opzegging zijn
-
bied je recht op scholing aan, dan moet je ook informatie geven over de inhoud en omvang van dit recht
-
de zaken waarvoor je medewerker (sociaal) verzekerd is, zoals arbeidsongeschiktheid, ziekte en werkloosheid, en welke instanties deze verzekeringen uitvoeren
-
of sprake is van een uitzendovereenkomst, payrollovereenkomst of oproepovereenkomst
- bij detachering van je medewerker vanuit Nederland naar een ander EU-land: je moet hem vóór vertrek informatie geven over de arbeidsvoorwaarden, zoals het loon, eventuele toeslagen en kostenvergoedingen en de link naar de door de ontvangende lidstaat speciaal daartoe ontwikkelde website.
arbeidsomvang: hoeveel uur gaat iemand werken?
Het aantal uren dat iemand in een bepaald tijdvak (bijvoorbeeld een maand) werkt, noemen we arbeidsomvang of arbeidsduur. Bij een normale arbeidsovereenkomst is dat een vast aantal uren per tijdvak (bijvoorbeeld een week).
Als je als werkgever geen of onduidelijke afspraken over de arbeidsomvang maakt (bijvoorbeeld bij een oproepovereenkomst), of iemand structureel meer uren laat werken dan vooraf is afgesproken, kan de medewerker een beroep doen op het wettelijk rechtsvermoeden. Hij kan dan eisen dat de oproepovereenkomst overgaat in een overeenkomst met vaste arbeidsduur. Dit geldt als de geclaimde arbeidsduur gelijk is aan de gemiddelde arbeidsduur van de afgelopen drie maanden. Bij een terecht beroep op het wettelijk rechtsvermoeden heeft de medewerker in principe ook recht op werk en loon over dit aantal uren. De arbeidsovereenkomst moet hieraan worden aangepast.
Als werkgever kun je het rechtsvermoeden over de omvang van de arbeid weerleggen. Bijvoorbeeld door aan te tonen dat wel een bepaald aantal uren is afgesproken en dat het aantal gewerkte uren in de afgelopen drie maanden door incidentele omstandigheden afwijkend is geweest.
werkpatroon: welke informatie moet je geven?
In de Wet transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden staat dat je je medewerker informatie moet geven over het werkpatroon. Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen een voorspelbaar en een onvoorspelbaar werkpatroon. Van een voorspelbaar werkpatroon is sprake bij een situatie waarin de werktijden geheel of grotendeels vastliggen. Denk aan iemand die vier dagen per week werkt en dan altijd op maandag tot en met donderdag. Van een geheel of grotendeels onvoorspelbaar werkpatroon is sprake als het merendeel van de tijdstippen waarop de medewerker moet werken niet vooraf bekend is, zoals bij een oproepovereenkomst.
Er is verschil in de informatie die je als werkgever aan je medewerker moet geven bij een voorspelbaar werkpatroon of bij een onvoorspelbaar werkpatroon.
- Bij een voorspelbaar werkpatroon moet je je medewerker informeren over:
-
de duur van de normale arbeidstijd
-
de vergoedingen voor overwerk
-
hoe de medewerker eventueel van dienst kan wisselen.
- Bij een onvoorspelbaar werkpatroon moet je je medewerker informeren over:
-
de momenten waarop hij verplicht kan worden om te werken (referentiedagen en -uren)
-
de minimale tijd voor oproeping
-
het aantal gewaarborgde betaalde uren
-
het loon voor het werk dat hij boven op die gewaarborgde uren doet.
profiteer van de lage ww-premie
Werkgevers betalen voor werknemers met een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd een lage WW-premie. Een van de voorwaarden is dat het arbeidscontract schriftelijk is vastgelegd en samen met de werknemer is ondertekend. Op Belastingdienst.nl staat meer informatie over het schriftelijk vastleggen van de arbeidsovereenkomst.
pensioen: vergeet je informatieplicht niet
Een andere afspraak die jij en je medewerker schriftelijk moeten vastleggen gaat over de pensioenvoorziening. Binnen een maand na zijn indiensttreding moet je je medewerker laten weten of er binnen je organisatie een pensioenvoorziening bestaat en of je medewerker zal deelnemen aan de pensioenregeling. Doe je dat niet, dan mag je medewerker ervan uitgaan dat voor hem dezelfde pensioenregeling geldt als voor vergelijkbare personeelsleden.
Heb je een pensioenregeling voor je medewerkers getroffen, dan kun je het aanbod tot deelname aan de pensioenregeling vastleggen in een pensioenovereenkomst. Deze kan onderdeel zijn van de arbeidsovereenkomst. Als je medewerker de arbeidsovereenkomst tekent, tekent hij ook meteen voor de pensioenovereenkomst. In de pensioenovereenkomst moet zijn omschreven voor welke pensioenvorm wordt gekozen.
niet verplicht maar wel verstandig: deze afspraken leg je ook vast
Niet verplicht, maar wel goed om schriftelijk vast te leggen in een arbeidsovereenkomst zijn:
-
een verwijzing naar het personeelshandboek
-
de regels over nevenwerkzaamheden
-
de afspraken over een winstuitkering, dertiende maand, reiskostenvergoeding en pensioenrechten.
Via de website van UWV zijn voorbeelden van vaste en tijdelijke contracten te downloaden.
