Als de arbeidsovereenkomst met je medewerker eindigt, moet je een aantal stappen zetten om het dienstverband goed af te ronden. Zo moet je ervoor zorgen dat je je medewerker de vergoedingen betaalt waar hij naast het loon nog recht op heeft: de eindafrekening. Ook kun je hem een getuigschrift geven.
Op deze pagina
administratieve afronding
Voor het einde van de arbeidsovereenkomst bepaal je, in overleg met je medewerker, wat de laatste werkdag is, hoe het werk het beste kan worden overgedragen, welke zaken je medewerker moet inleveren (telefoon, computer, auto en/of andere zaken) en eventueel hoe/wanneer het daadwerkelijke afscheid plaatsvindt.
Je moet het ontslag van je medewerker doorgeven aan de Belastingdienst en eventueel aan het pensioenfonds.
Als je medewerker ziek is op het moment dat de arbeidsovereenkomst eindigt, moet je het ontslag melden aan UWV via een ‘ziek-uit-dienstmelding’.
de eindafrekening
Met de eindafrekening zorg je ervoor dat je medewerker krijgt waar hij nog recht op heeft als de arbeidsovereenkomst beëindigd wordt. Het gaat hierbij vaak om het resterende loon en eventuele andere vergoedingen, na inhouding van de loonheffing en premies werknemersverzekeringen.
De eindafrekening kan onder meer de volgende zaken bevatten:
-
(pro rata) uitbetaling van het (achterstallig) loon
-
resterende vakantierechten: de uitbetaling van opgebouwde maar nog niet genoten vakantiedagen en vakantiebijslag
-
(pro rata) uitbetaling van een dertiende maand, tantième of vaste eindejaarsuitkering
-
(pro rata) uitbetaling van een bonus, provisie of andere variabele beloning
-
transitievergoeding of andere ontslagvergoeding
-
lopende spaarregelingen
-
openstaande onkostendeclaraties
-
afrekening in verband met openstaande studiekosten
-
verrekening van voorschotten en/of te veel betaalde vergoedingen
-
vergoeding van juridische kosten (vaak bij vaststellingsovereenkomst)
-
overname van een auto van de zaak.
Het is gebruikelijk om de eindafrekening uiterlijk een maand na het einde van het dienstverband op te maken en te betalen. Over het algemeen wordt de betaling tegelijk met de laatste loonbetaling gedaan.
het getuigschrift
Een getuigschrift kan je vertrekkende medewerker helpen bij het succesvol solliciteren naar een nieuwe baan. Als je medewerker hier om vraagt, ben je wettelijk verplicht hem, bij het einde van de arbeidsovereenkomst, een getuigschrift te geven.
Volgens de wet is het voldoende als je in het getuigschrift de volgende gegevens opneemt:
-
de werkzaamheden die je medewerker heeft verricht toen hij bij jou in dienst was
-
hoeveel uur (de arbeidsduur) je medewerker in jouw bedrijf per dag of week heeft gewerkt
-
de start- en einddatum van het dienstverband.
Tenzij je medewerker hier om vraagt, mag je de volgende gegevens niet in het getuigschrift opnemen:
-
de manier waarop je medewerker zijn werk heeft verricht
-
de manier waarop de arbeidsovereenkomst is geëindigd
-
de reden van de beëindiging van het dienstverband.
Je moet, als werkgever, het getuigschrift ondertekenen.
bewaarplicht personeelsgegevens
Als het dienstverband is beëindigd moet je bepaalde gegevens van je medewerker bewaren. Het uitgangspunt daarbij is dat de gegevens niet langer bewaard mogen worden dan noodzakelijk is. Afhankelijk van de situatie gelden er verschillende bewaartermijnen.
