Bij het sollicitatieproces verzamel je in de zoektocht naar de beste kandidaat veel informatie over de sollicitanten. Denk aan sollicitatiebrieven, cv’s en bijvoorbeeld de aantekeningen die je maakt tijdens de sollicitatiegesprekken. Maar ook de resultaten van een assessment, psychologisch onderzoek of medische keuring (aanstellingskeuring) zijn onderdeel van de sollicitatiegegevens.
Sollicitatiegegevens zijn persoonsgegevens. En die vallen dus onder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Deze privacywetgeving maakt het werven van nieuw personeel niet makkelijker. Wat betekent de AVG voor het sollicitatieproces? Check hieronder onze 5 vragen over de regels voor de gegevensbescherming van sollicitanten.
met deze 5 vragen ken jij de privacyregels bij het sollicitatieproces
- moet je sollicitanten laten weten hoe jouw organisatie omgaat met hun persoonsgegevens?
- mag je informatie van een sollicitant op social media checken?
- mag je het cv van een sollicitant bewaren? en hoe zit dat met de aantekeningen die je maakt tijdens het sollicitatiegesprek?
- mag een sollicitant jou vragen zijn of haar sollicitatiegegevens te corrigeren of te verwijderen?
- hoe moet je omgaan met de sollicitatiegegevens van afgewezen kandidaten?
1. moet je sollicitanten laten weten hoe jouw organisatie omgaat met hun persoonsgegevens?
Ja. Onder de AVG ben je als werkgever wettelijk verplicht (je ‘verwerkt’ immers persoonsgegevens) om nieuwe en bestaande relaties duidelijk te informeren over wat je met hun persoonsgegevens doet. Sollicitanten vallen ook binnen deze groep ‘relaties’. De beste manier om aan je verplichting te voldoen, is een online privacyverklaring op te nemen op de website van je organisatie. Hier meld je o.a. voor welk doel je persoonsgegevens verwerkt. De sollicitant moet toestemming geven voordat je zijn of haar persoonsgegevens verwerkt. Leg dit dus goed vast!
2. mag je informatie van een sollicitant op social media checken?
Je mag de sollicitant op social media checken als je als werkgever een reden hebt om de gegevens die over de kandidaat op internet staan te betrekken bij het sollicitatieproces. Bijvoorbeeld omdat de informatie van belang is voor de functie waarop deze persoon solliciteert.
Het is aan te raden om alleen social media te checken die bedoeld is om iemands competenties kenbaar te maken. Dus bijvoorbeeld Linkedin of Twitter, als iemand veel twittert over zijn of haar vakgebied. Je moet de sollicitant van tevoren in de vacaturetekst vertellen dat je online informatie over hem of haar bekijkt. Ook moet je transparant zijn over wat je hebt gevonden op social media en iemand altijd de kans geven om de gevonden informatie toe te lichten.
3. mag je het cv van een sollicitant bewaren? en hoe zit dat met de aantekeningen die je maakt tijdens het sollicitatiegesprek?
Om iemands geschiktheid te beoordelen voor een bestaande of toekomstige functie mag je het cv bewaren. Dit mag alleen als je dit vooraf hebt laten weten aan de sollicitant, bijvoorbeeld via de privacyverklaring. En je mag alleen gegevens verwerken die relevant zijn voor het doel waarvoor je ze gebruikt, dus in dit geval ten behoeve van de sollicitatie. Ook aantekeningen kan je bewaren. Maar voor alle persoonsgegevens geldt een bewaarterrmijn: niet langer dan noodzakelijk. De NVP Sollicitatiecode geeft als richtlijn dat sollicitatiegegevens vier weken na afwijzing moeten worden vernietigd. Wel kun je de kandidaten toestemming vragen om hun gegevens een jaar te mogen bewaren. Na een jaar mag je hen opnieuw benaderen voor het verlengen van hun toestemming en het actualiseren van hun gegevens.
4. mag een sollicitant jou vragen zijn of haar sollicitatiegegevens te corrigeren of te verwijderen?
Ja, dat mag. De huidige privacywetgeving voorziet al in het recht op correctie en verwijdering: mensen mogen een organisatie vragen om het verwijderen van objectief onjuiste gegevens, onvolledige gegevens of gegevens die niet ter zake doen.
In de AVG is dit recht breder getrokken door de invoering van het zogeheten recht op vergetelheid. Dat houdt in dat een organisatie in een aantal gevallen iemands persoonsgegevens moet wissen als diegene daar om vraagt.
5. hoe moet je omgaan met de sollicitatiegegevens van afgewezen kandidaten?
Als een sollicitant is afgewezen, moet je de gegevens binnen vier weken na afronding van het sollicitatieproces verwijderen. Als sollicitanten toestemming geven om hun gegevens langer te bewaren - bijvoorbeeld omdat er op een later tijdstip mogelijk een passende functie beschikbaar komt - dan geldt een bewaartermijn van maximaal een jaar na beëindiging van het sollicitatieproces. Let er wel op dat je de toestemming kunt aantonen en neem voor deze situaties een bewaartermijn op in je privacystatement.
Wil je de werving en selectie van nieuwe medewerkers liever uitbesteden? Randstad helpt je graag aan de juiste kandidaat.
