Het lijkt zo makkelijk: sollicitanten googelen om te kijken of ze binnen je organisatie passen. Best kans dat je dingen te weten komt die je beslissing makkelijker maken bij het aannemen van personeel. Maar hoewel het screenen van sollicitanten op social media nuttig kan zijn, zijn er ook enkele regels waar je je als werkgever aan moeten houden. We geven vijf tips en aandachtspunten.
op deze pagina
1. houd je aan de privacywetgeving
Werkgevers moeten ervoor zorgen dat ze zich houden aan de privacywetgeving: de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). In de AVG staat onder meer wat werkgevers wel en niet mogen doen met personeelsgegevens. En dat voor het gebruik van persoonsgegevens (zoals een socialmediaprofiel) een juridische grondslag nodig is.
De eerste vraag die je bij een vacature moet stellen is dan ook of het online verzamelen van informatie over kandidaten echt noodzakelijk en relevant is voor de uitvoering van de functie. Een uitzondering is mogelijk als bijvoorbeeld specifieke risico’s voor bepaalde functies in het geding zijn. In dat geval moet dit worden vermeld in de vacaturetekst.
Je bent als werkgever ook verantwoordelijk voor het beschermen van de privacy van sollicitanten. Dit betekent dat je de informatie die je verzamelt op social media niet zonder toestemming van de sollicitant mag delen met andere partijen.
2. let op het doel van het socialmediaprofiel
Ook kan van belang zijn voor de wettelijke toelaatbaarheid van het onderzoek of het socialmediaprofiel voor zakelijke of voor persoonlijke doelen wordt gebruikt. Het bekijken van een profiel op LinkedIn om de werkervaring van een kandidaat te bekijken zal eerder als relevant worden gezien, dan het bekijken van de vakantiefoto’s op een Instagram-account.
Zelfs als een sollicitant je toestemming geeft hem online te onderzoeken, bijvoorbeeld door ‘vrienden’ op Facebook te worden, mag je dat niet zonder meer doen. Al lijkt dit op vrijwillige toestemming van de kandidaat, dat is het niet. Er hangt te veel voor hem vanaf en daarom is het geen vrije toestemming zoals de privacywetgeving eist.
De Autoriteit Persoonsgegevens heeft richtlijnen opgesteld voor het checken van online profielen van kandidaten.
3. meld social media check vooraf
Wil je het profiel van je sollicitanten op social media toch checken? Meld het dan vooraf, bijvoorbeeld door het in de vacaturetekst aan te geven. Kandidaten zijn dan gewaarschuwd en kunnen vervolgens zelf bepalen of ze solliciteren of hun profielen van tevoren afschermen. Geef je sollicitanten vervolgens ook de kans om de gevonden informatie toe te lichten.
4. stel een privacyverklaring op
Denk eraan om een privacyverklaring voor sollicitanten op je website op te nemen en er in je vacatureteksten naar te verwijzen. In deze verklaring geef je aan waarom je persoonsgegevens verzamelt, wat de grondslag is en wat je met de resultaten doet.
5. let op de gelijkebehandelingswetgeving
Last but not least: je mag uiteraard niet discrimineren op basis van de informatie die je vindt op social media. Als je bijvoorbeeld besluit om een sollicitant niet aan te nemen op basis van zijn of haar ras, seksuele geaardheid of godsdienstige overtuigingen, dan is dit verboden.
meer weten?
-
lees onze blog 5 vragen over de privacyregels bij een sollicitatieprocedure
-
lees meer in de Werkpocket over de regels en richtlijnen voor werving en selectie
-
vind op Autoriteitpersoonsgegevens.nl meer over screening & de bewaartermijn van sollicitatiegegevens.
