Het einde van het jaar staat voor veel leidinggevenden in het teken van beoordelingsgesprekken. Tijdens deze gesprekken wordt het functioneren van je werknemers besproken. Hoe voer je zo’n gesprek?
op deze pagina:
doel van het beoordelingsgesprek
voorbereiding beoordelingsgesprek
beoordelingsgesprek voeren
afronden beoordelingsgesprek
Het beoordelingsgesprek en functioneringsgesprek worden vaak door elkaar gehaald. Waar er bij een beoordelingsgesprek sprake is van eenrichtingsverkeer, hoort een functioneringsgesprek meer een dialoog te zijn.
1. doel van het beoordelingsgesprek
Tijdens een beoordelingsgesprek geef jij als werkgever je oordeel over het functioneren van de werknemer, dat als basis kan dienen voor een eventuele loonsverhoging. In een functioneringsgesprek dragen zowel de werkgever als de werknemer onderwerpen aan. Veel werkgevers maken niet zo’n duidelijk onderscheid in gesprekken met hun medewerkers. Wees in ieder geval duidelijk naar de medewerker of je ook input van hem of haar verwacht in een beoordelingsgesprek.
Als je iemand wilt stimuleren tot betere prestaties in het aankomende jaar, spreek dan van verbeter- en ontwikkelpunten in plaats van fouten. Ga dieper in op de positieve punten en spreek van een rooskleurige toekomst. Na zo’n gesprek is de kans het grootst dat de medewerker een stapje extra zet.
2. voorbereiding beoordelingsgesprek
Een goede voorbereiding is het halve werk. Verzamel in eerste instantie zoveel mogelijk informatie over je medewerker. Zoek de functieomschrijving op, zodat je weer goed voor ogen hebt over welke competenties de medewerker moet beschikken en wat zijn taken zijn. Zoek ook verslagen van eerdere functionerings- of beoordelingsgesprekken op, zodat je kunt zien hoe de medewerker zich ontwikkelt.
Vul vervolgens een beoordelingsformulier in, waarbij je het functioneren van de medewerker omschrijft. Zorg voor een goede onderbouwing van de conclusies die je trekt. Tot slot: plan voldoende tijd in voor het beoordelingsgesprek, zodat je zeker weet dat alles besproken kan worden.
3. beoordelingsgesprek voeren
Je kunt het beoordelingsgesprek structureren door het doel van het gesprek nogmaals te herhalen en te vertellen welke punten je gaat bespreken. Draai niet om de eindbeoordeling heen; vermeld direct wat je eindoordeel is en de daaraan verbonden consequenties, zoals loonsverhoging of contractverlenging. Geef de medewerker de mogelijkheid om te reageren op de beoordeling. Blijf wel bij je standpunt, want je hebt het oordeel zorgvuldig gemaakt. Maak concrete afspraken voor acties die de medewerker moet ondernemen. Bepaal samen hoe deze actiepunten behaald kunnen worden. Vat het beoordelingsgesprek samen in een bondige conclusie.
4. afronden beoordelingsgesprek
Spreek aan het einde van het beoordelingsgesprek je vertrouwen uit naar de medewerker, door je op te stellen als coach of begeleider. Iemand zal daardoor net een stapje extra zetten. Vergeet tot slot niet om alle afspraken schriftelijk vast te leggen. Onderteken dit document allebei en neem het formulier op in het personeelsdossier. Let erop dat beide partijen de afspraken nakomen. Daarmee zorg je ervoor dat het beoordelingsgesprek daadwerkelijk tot verbeteringen leidt.
