groningen klaar voor paspoortpiek dankzij proactieve, mensgerichte personeelsaanpak.

Deze golf is het gevolg van in 2014 gewijzigde regels: de geldigheidsduur van identiteitsbewijzen is opgerekt naar tien jaar. Dit jaar is de eerste lichting toe aan verlenging en dat komt bóven op de reguliere aanvragen en verlengingen.

Marleen Schepers is Afdelingshoofd Burgerzaken bij de gemeente Groningen: ‘Wij verwachten dit jaar een verdubbeling van uitgiftes van identiteitsbewijzen, van 20.000 naar 40.000. En dit de komende 5 jaar.’

De Rijksdienst voor Identiteitsgegevens, de organisatie die de aanvraagprocedures beheert, geeft inderdaad aan dat de golf tot 2028 aanhoudt (bron: AD). En dan rijst natuurlijk direct de vraag: zijn er bij die honderden gemeenten wel genoeg burgerzakenmedewerkers om alle aanvragen tijdig te behandelen? Helaas, lang niet overal. Wel zijn er veel initiatieven gelukkig. Wervingsdagen en spoedcursussen zorgen voor nieuwe instroom, maar het loopt niet zo hard als nodig is. 

Marleen: ‘Zeker. Het is dan ook echt een gespecialiseerd beroep. Niet iedereen kan en wil dit werk doen. Het vraagt om een bijzondere combinatie van competenties en vaardigheden. Je moet het leuk vinden om met mensen te werken, dienstverlenend en empathisch zijn, maar ook heel accuraat, flexibel en stressbestendig. Je moet ook handelen; bijvoorbeeld iemand apart nemen als je iets niet vertrouwt qua identiteit. Het vraagt ook om een goed stel hersens, je moet veel leren, weten en toepassen. Niet iedereen kan zomaar een burgerzaken topper worden. Op de site van Randstad vind je een treffende video die bij ons is opgenomen over het werk.’

naast de centrale initiatieven gaan gemeenten ook samenwerkingen aan met HR-dienstverleners om de krapte te lijf te gaan. 

Marleen: ‘Dat doen wij inderdaad ook. Zo zorg je er samen voor dat je goed opgeleide, gemotiveerde baliemedewerkers hebt staan tijdens de paspoortpiek. Wij zijn naast de eigen en centraal georganiseerde initiatieven ook een samenwerking met Randstad aangegaan. Randstad Overheid heeft in samenwerking met haar collega’s van BMC een opleidingstraject ontwikkeld. Randstad werft en stoomt, samen met BMC, onervaren talent mét de juiste competenties en vaardigheden klaar voor het burgerzaken werkveld. Het talent kan worden overgenomen door de gemeente of de combinatie Randstad/BMC zorgt voor een andere werkplek, mocht er op termijn geen dienstverband bij de gemeente mogelijk zijn.’

jullie zijn er dus klaar voor bij de gemeente Groningen.

Marleen: ‘Ja, ons team bestaat uit 105 goed getrainde, gemotiveerde mensen. Waarvan 31 in de flexpool. Daar zijn we super trots op, mijn 2 collega Afdelingshoofden en ik. Maar die zijn inderdaad niet vanzelf aan komen waaien. Het is een flinke uitdaging om voldoende bezetting te realiseren aan de balie. De gemeente Groningen is, zoals vrijwel alle gemeenten, echt hard aan de slag gegaan om voldoende goed opgeleid en gemotiveerd personeel operationeel te hebben. We hebben altijd 5 tot 6 balies open, maar tijdens de zomerdrukte loopt dat op naar 12 en hebben we 8 tot 14 mensen extra nodig. En dat gaat lukken.’

De huidige arbeidsmarkt is onverminderd uitdagend. Goed kijken naar wie je al in huis hebt en talent dat nog niet helemaal ‘af’ is, maar wel de juiste competenties en vaardigheden heeft helpen doorontwikkelen is een goede strategie. 

Marleen: ‘Zo waar. Ontwikkelen geeft zoveel energie. Het is ook anders echt niet te doen om de piek op te vangen. Een ‘af’ medewerker burgerzaken werven die de toegenomen complexiteit van de functie aan kan, is als zoeken naar een schaap met 5 poten. Natuurlijk ben ik heel blij als we er wél een vinden, maar met het in huis ontwikkelen van talent zijn we zeker zo succesvol.’

hoe bereiden jullie je voor op de paspoortpiek?

Marleen: ‘Gelukkig wel! Vanaf begin 2023 hebben we er actie op gezet en dat was eigenlijk een extra versneller op een verbetertraject dat al in 2018 is opgestart. Vanaf toen zagen we dat de functie in transitie is. De simpele aanvragen verdwijnen steeds meer richting self service. Wat overblijft zijn de complexere vragen en daar moet je echt goed voor getraind zijn. Ons direct feedback systeem in de hal liegt niet, we zijn echt de ambassadeurs van de overheid in de stad. Als wij het goed doen stijgt het vertrouwen en de waardering voor de gemeente Groningen specifiek en de sector Overheid in het algemeen. We hadden de afdeling dus al naar een hoger niveau gebracht. Met nieuwe instroom, de flexpool en met ontwikkeling. Daar hebben we nu profijt van. De flexpool is in feite een kweekvijver voor talent.’

je had het over de samenwerking met Randstad in combinatie met BMC. 

Marleen: ‘Ja, dat werkt als een trein. Randstad werft en BMC leidt samen met ons op. BMC is echt een burgerzakenspecialist. Ze verzorgen niet alleen inhoudelijke trainingen, maar ook trainingen in vaardigheden en communicatie. Het talent wordt top begeleid en is direct van waarde op de afdeling. Bij een wederzijdse klik kan het talent bij ons in dienst komen of het talent gaat via BMC of Randstad elders aan de slag. We bieden echt werkperspectief: een loopbaan.’

‘Onze goed opgeleide burgerzaken medewerkers maken echt het verschil, zij zijn de ambassadeurs van de gemeente Groningen,’ -

Marleen Schepers, Afdelingshoofd Burgerzaken Gemeente Groningen.

blijven er veel talenten bij jullie?

Marleen: ‘Inmiddels 13 mensen. Het is zo mooi om te zien dat veel talent echt een passie voor het vak ontwikkelt. Ik ben ervan overtuigd dat dit juíst door die intensieve begeleiding komt. Je ziet mensen groeien. We zijn echt een team. Mensen helpen elkaar, werk rouleert, maar we kijken ook goed wat het beste bij mensen past. Ben jij een balie topper? Dan doe je dat bijvoorbeeld 60%. Ben jij heel accuraat en analytisch? Dan juist meer backoffice werk. Maar als de hal vol staat, dan is het iedereen naar de balie. Dat is inmiddels niet meer dan logisch. Zo zet je het sterkste team neer.’

wat zou je nog graag willen bereiken

Marleen: ‘We willen voortbouwen op wat we al hebben neergezet. Een goede introductie, een buddy voor een nieuwe medewerker, aandacht voor cultuur en samenwerken met verschillende generaties. Wat ook mooi werkt is interne colleges geven voor en door elkaar. Leren van elkaar is echt sterk motiverend en goed voor de sfeer. Mijn persoonlijke walhalla is het uitbreiden van het potential traject, ik heb daar nu zes talenten in voor de afdeling, maar hoe mooi zou het zijn als dat organisatiebreed wordt? Dan kan talent organisatiebreed bewegen en groeien.

Marleen: ‘Mijn belangrijkste tip is dat je als gemeente echt serieus moet nemen dat mensen wat anders moeten gaan doen in het werkveld. Onderneem je geen actie? Dan blijven ze doen wat ze deden. Kijk vooruit, wat komt eraan, maak een goede prognose en maak werk van ontwikkeling.’

Wil je ook aan de slag met het ontwikkelen van talent voor jouw afdeling Burgerzaken? Neem dan contact op met Randstad Overheid. Wij werken graag met jou mee!

Heb jij naar aanleiding van dit artikel nog vragen? Neem dan contact op.