Volkomen ontspannen van je vakantie genieten… wie wil dat nou niet? Maar als werkgever kan de vakantieperiode van je bedrijf nogal stressvol zijn. Want hoe laat je de zaak netjes en goed georganiseerd achter, zodat je zelf ook zorgeloos op vakantie kunt? Deze tips helpen je.
met deze 7 tips ga je zelf zorgeloos op vakantie
- zorg voor voldoende personeel
- maak goede afspraken met je vervanger
- rond lopende acties en projecten af voordat je op vakantie gaat
- schuif belangrijke afspraken door tot na je vakantie
- laat je relaties weten dat je met vakantie bent
- zet e-mailsynchronisatie uit en stel een out-of-office bericht in
- voor als je het écht niet kunt laten...
1. zorg voor voldoende personeel
Zorg ervoor dat je niet alleen voldoende personeel hebt, maar dat ze ook goed zijn ingewerkt en vertrouwd zijn met hun taken.
Voorzie je tekorten? Dan kunnen vakantiekrachten of ander tijdelijk personeel uitkomst bieden. Hoe eerder je dat regelt, hoe beter.
2. maak goede afspraken met je vervanger
Bepaal wie jou tijdens je vakantie gaat vervangen en welke rol je vervanger moet overnemen - bijvoorbeeld de dagelijkse leiding, het aanspreekpunt zijn voor management of leidinggevenden, of het onderhouden van de contacten met relaties/leveranciers.
Maak een overdrachtsdocument waarin je samen vastlegt welke rol en taken je vervanger overneemt, wat er speelt, wat je vervanger kan verwachten en wat daarmee moet gebeuren. Zoals:
- de grenzen aan de rol/taken: wat mag/kan de vervanger wel/niet beslissen/tekenen
- met welke lopende projecten je nu bezig bent en wat de status is
- welke klanten tijdens jouw afwezigheid aandacht nodig hebben
- welke zaken niet uitgesteld kunnen worden tot na je vakantie
- uitstaande bestellingen, offertes en dergelijke
- wat er met de e-mails en post moet gebeuren
- urgente zaken waarvoor je gebeld of gemaild kunt worden (en waarvoor absoluut niet!).
En stel een noodplan op voor het geval er toch iets misgaat. Denk aan mogelijke scenario's en hoe je team moet handelen als er problemen zijn.
3. rond lopende acties en projecten af voor je op vakantie gaat
Het is niet handig om in de laatste werkweken nieuwe dingen op te starten. Zorg ervoor dat je voor je vakantie de tijd neemt om lopende acties en projecten goed af te ronden en over te dragen. En plan - als het mogelijk is - de laatste twee dagen vóór je vakantie geen afspraken meer in. Houd je alleen bezig met afronding van je werkzaamheden en de overdracht aan jouw vervanger.
4. schuif belangrijke afspraken door tot na je vakantie
Plan nu alvast de afspraken die na je vakantie zeker aan bod komen. Houd bij het noteren van een afspraak rekening met het voorwerk dat deze afspraak vraagt. En plan je agenda niet van 's ochtends tot 's avonds vol, maar houd ook tijd en ruimte vrij voor een eerste rondje door het bedrijf, bijpraten met medewerkers, onvoorziene afspraken en andere ongeplande zaken.
5. laat je relaties weten dat je op vakantie gaat
Informeer vooraf en op tijd je collega’s, klanten en leveranciers over je afwezigheid. Laat hen bijvoorbeeld per e-mail weten wanneer je afwezig bent, wanneer je weer terug bent, wie jou vervangt en hoe lopende zaken geregeld zijn tijdens de vakantieperiode.
6. zet e-mailsynchronisatie uit en stel een out-of-office bericht in
Zet de e-mailsynchronisatie op je telefoon en tablet uit voordat je op vakantie gaat. Als het goed is, heb je alles nu goed overgedragen en weet jouw vervanger wat te doen met eventuele urgente zaken. Stel uiteraard ook een out-of-office bericht in voor alle e-mails. Vermeld in het automatische antwoord wanneer je weer aanwezig bent (plus een dag, zodat je rustig kunt opstarten), wie jouw taken waarneemt en hoe diegene bereikbaar is.
- op de site van Microsoft Office staan tips voor het instellen van je mail in Outlook
- gebruik je Apple Mail? Dan moet je de autoresponder instellen via de website van je e-mailprovider.
7. voor als je het écht niet kunt laten...
Natuurlijk, het is lastig om de zaak achter te laten en niet te weten wat er speelt. En soms is het ook gewoon nodig om een lijntje met kantoor te houden. Spreek dan een vast tijdstip af waarop je bereikbaar kunt zijn en/of jouw e-mail checkt. Bijvoorbeeld op dinsdag en donderdag tussen 17.00 en 18.00 uur. Je hoeft dan niet steeds op je telefoon te kijken ‘voor het geval dat’ en kunt buiten die afgesproken momenten echt genieten van je vakantie.
prettige vakantie!
Nu is het tijd voor rust en ontspanning. Probeer echt afstand te nemen van je werk en leg jezelf niet te veel verplichtingen op. Plan bezoekjes aan bezienswaardigheden niet in op de eerste vakantiedagen, maar ruim tijd in om even lekker te niksen. Juist daardoor kan het misschien wel gebeuren dat je de zaken vanuit een ander perspectief ziet. En dat je ideeën krijgt voor nieuwe projecten en mogelijkheden om jouw onderneming te laten groeien. Zo kun je met frisse energie weer aan het werk - maar eerst: genieten!
maak het jezelf gemakkelijk(er) deze zomer
Zonder stress de zomer door? Doe jezelf een plezier en besteed het extra werk rond vakantiewerkers uit aan Randstad. Dan kun je zelf ook zorgeloos genieten van je welverdiende vakantie.
Wij nemen je niet alleen de werving en selectie van je vakantiewerkers uit handen, maar ook de contractuele verplichtingen en de administratie. Wij berekenen een tarief per gewerkt uur. Dit tarief is inclusief alle directe lasten zoals sociale lasten en reserveringen. Geen verrassingen achteraf, dus je weet waar je aan toe bent!
