checklist ontslag.

Als je je medewerker wilt ontslaan, is de eerste stap altijd het gesprek met hem aan te gaan. Geef aan waarom je je medewerker moet ontslaan en verken de mogelijkheden om het samen eens te worden over het ontslag. Een gesprek voeren over ontslag is niet gemakkelijk. Deze tips helpen je bij een goede voorbereiding:

• neem het ontslagdossier aandachtig door
• zorg dat je de ontslagreden goed kunt onderbouwen
• bepaal de datum waarop je het ontslag wilt laten ingaan
• ga na wat je je vertrekkende medewerker kunt aanbieden.

Kom je tot overeenstemming (met wederzijds goedvinden), dan kun je de afspraken in een beëindigingsovereenkomst vastleggen. 

Lukt ontslag met wederzijds goedvinden niet, dan moet je in de meeste gevallen toestemming vragen voor het ontslag bij UWV of de kantonrechter. Bij wie je dat moet doen, hangt af van de reden voor het ontslag: de ontslaggrond.

Moet je het ontslaggesprek online voeren? Deze extra tips voor de voorbereiding en de aanpak van het gesprek helpen je daarbij.  

Wil je de arbeidsovereenkomst opzeggen, dan moet je daar een wettelijke reden voor hebben: een ontslaggrond. Deze ontslagreden is bepalend voor de route die je moet volgen: een ontslagvergunning aanvragen bij UWV of ontbinding van de arbeidsovereenkomst aanvragen bij de kantonrechter. 

Je hebt toestemming van UWV nodig als je je medewerker wilt ontslaan vanwege langdurige ziekte of arbeidsongeschiktheid of vanwege bedrijfseconomische redenen. 

Gaat het om ontslag vanwege het gedrag of functioneren van je medewerker, dan gaat het om ontslag om persoonlijke redenen. Je moet dan ontbinding aanvragen bij de kantonrechter. Die beoordeelt of er sprake is van een wettelijke ontslaggrond. Zo ja, dan zal de kantonrechter de arbeidsovereenkomst ontbinden. Daarvoor heb je een zorgvuldig opgebouwd en volledig ontslagdossier nodig. Het dossier moet bewijzen dat je het ontslag terecht aanvraagt. Als een medewerker bijvoorbeeld niet goed functioneert, moet je in het dossier onder andere aantonen dat je het niet functioneren met je medewerker hebt besproken, dat er een verbetertraject is ingezet en dat je medewerker de tijd heeft gekregen zijn functioneren te verbeteren. Zonder voldoende bewijs zal de kantonrechter de arbeidsovereenkomst niet ontbinden.

Om discriminatie te voorkomen en te bestrijden, staan in de wet een aantal situaties waarin je als werkgever de arbeidsovereenkomst met je medewerker niet mag opzeggen: de opzegverboden. UWV geeft geen ontslagvergunning af als sprake is van een opzegverbod. Ook de kantonrechter verleent in beginsel geen ontslag als een opzegverbod van toepassing is, maar hij kan wel toetsen of het ontslag verband houdt met een ontslagverbod. Is dat niet het geval, dan kan hij wel ontbinden.

Bij het opzeggen van de arbeidsovereenkomst moet je rekening houden met een opzegtermijn. In de cao of de arbeidsovereenkomst staat hoelang de opzegtermijn is. De opzegtermijn gaat lopen vanaf het moment dat je hebt opgezegd. 

Heb je een ontslagvergunning van UWV? Dan staat hierin vermeld binnen welke termijn je de arbeidsovereenkomst rechtsgeldig kan opzeggen. Verstrijkt de termijn ongebruikt, dan is de vergunning niet meer geldig. Gaat de kantonrechter het ontslag ontbinden? Dan houdt de kantonrechter bij het bepalen van de ontslagdatum rekening met de opzegtermijn die in dat geval geldt. 

De proceduretijd bij UWV en de kantonrechter wordt van de opzegtermijn afgetrokken, maar er blijft altijd minimaal een maand over.

Normaal gesproken geldt dat je tegen het einde van de maand moet opzeggen. De ontslagdatum wordt dan: datum opzegging + opzegtermijn + einde van die maand. 

Je kunt de arbeidsovereenkomst mondeling, schriftelijk en digitaal opzeggen. De opzegging is pas geldig als het bericht van opzegging de andere partij heeft bereikt. Daarom is het aan te raden om de opzegging per aangetekende brief te verzenden. In de praktijk wordt de opzegbrief vaak zowel per e-mail (snelle manier om te informeren) als per aangetekende post verstuurd. In de cao kunnen meer specifieke regels over opzegging staan.

Je medewerker heeft recht op een transitievergoeding als je hem ontslaat. Dit geldt voor vaste en tijdelijke medewerkers van wie de arbeidsovereenkomst op jouw initiatief (als werkgever) niet wordt voortgezet. De medewerker kan deze vergoeding gebruiken voor (om)scholing naar ander werk of outplacement, maar dat is niet verplicht. De hoogte van de transitievergoeding bedraagt een derde maandsalaris voor elk jaar dat de arbeidsovereenkomst heeft geduurd (of naar rato). Er is ook een maximum: € 86.000 (2022) of, bij een hoger jaarsalaris dan € 86.000, maximaal een jaarsalaris.

Zorg dat ook het administratieve gedeelte bij de afloop van het contract goed wordt afgerond. Zo moet je zorgen voor een laatste afrekening (de eindafrekening) waarbij je aan je medewerker uitbetaalt waar hij nog recht op heeft. Het gaat hier om het betalen van loon en andere vergoedingen, na inhouding van de loonheffing en premies werknemersverzekering. 

Als je medewerker hier om vraagt, ben je verplicht bij hem bij het einde van de arbeidsovereenkomst een getuigschrift te geven. 

Tot slot moet je het ontslag van je medewerker doorgeven aan de Belastingdienst en eventueel aan het pensioenfonds.

Iemand ontslaan is altijd moeilijk. Outplacement aanbieden is een mooie manier om je medewerker te helpen in die lastige situatie. Hij krijgt dan niet alleen hulp bij het vinden van een nieuwe uitdaging die bij hem past, maar ook begeleiding bij zijn persoonlijke ontwikkeling. Outplacement wordt vaak aangeboden bij ontslag om bedrijfseconomische redenen. Het is dan onderdeel van een sociaal plan. Daarnaast kan outplacement onderdeel zijn van een beëindigingsovereenkomst. 

Bij ontbinding door de kantonrechter is er geen ruimte meer voor outplacement.

Heb je je medewerker moeten ontslaan vanwege bedrijfseconomische redenen, dan kun je hem vragen of je zijn gegevens mag opnemen in je bestand. Zo bied je de medewerker na een ontslag een perspectief op een eventuele terugkeer in economisch betere tijden en houd je voor jezelf de deur open naar talent dat jouw bedrijf al kent. 

Heb je binnen 26 weken na het ontslag om bedrijfseconomische redenen weer een vacature, dan ben je sowieso verplicht eerst de ontslagen medewerker benaderen en hem het aanbod doen om weer in dienst te komen. Dit is de zogeheten wederindiensttredingsvoorwaarde.

Is je bedrijf in financieel slecht weer beland door een uitzonderlijke situatie (zoals een brand of een blikseminslag in uw bedrijf) of extreme weersomstandigheden? En overweeg je daarom het ontslag van je medewerker(s)? Ga dan eerst na of je een beroep kunt doen op werktijdverkorting of de regeling onwerkbaar weer. Misschien kun je op grond van deze regelingen voor de niet-gewerkte uren/dagen een WW-uitkering voor je medewerkers aanvragen.