Volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de gedragsregels van de sollicitatiecode moet je, als werkgever, de privacy van je sollicitanten heel goed beschermen. Zo moet je hen van tevoren om toestemming vragen als je de gegevens en referenties op hun cv wilt checken. Ook moet je goed afwegen of de informatie over je sollicitant daadwerkelijk relevant is voor de functie. Hetzelfde geldt voor informatie die online en openbaar is, bijvoorbeeld op social media en websites.
op deze pagina
- privacyregels bij werving en selectie
- persoonsgegevens en diploma's
- social media en websites
- referenties
- antecedentenonderzoek
- identificatieplicht
privacyregels bij werving en selectie
Voordat je iemand aanneemt, is het verstandig om te checken of de informatie die de sollicitant bij de selectieprocedure heeft gegeven wel klopt. Zo kun je bijvoorbeeld referenties opvragen bij vorige werkgevers, de echtheid en waarde van diploma’s checken of een VOG (Verklaring voor Goed Gedrag) aanvragen.
Maar let op: voor het checken van deze gegevens van sollicitanten gelden wettelijke regels.
In deze brochure van de Autoriteit Persoonsgegevens vind je een duidelijk overzicht van de privacyregels waaraan je je als werkgever moet houden als je een medewerker in dienst neemt.
persoonsgegevens en diploma’s
Welke informatie van de sollicitant je wilt checken hangt af van de functie waarvoor je iemand zoekt. Meestal gaat het in elk geval om deze gegevens:
-
naam, adres en woonplaats
-
cv
-
diploma’s
-
referenties
Je kunt natuurlijk zelf de diploma’s van de kandidaat controleren, maar het is gemakkelijker kandidaten te vragen om een digitaal uittreksel van de diplomagegevens. Zij kunnen dit downloaden van het centraal landelijk diplomaregister van de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO). Het uittreksel is een pdf-document met een certificaat. Dit certificaat fungeert als echtheidskenmerk en garandeert dat het document van DUO afkomstig is.
social media en websites
Als werkgever mag je de profielen van sollicitanten op social media in principe niet controleren. Voor het checken van social media is namelijk een juridische grondslag nodig. Ook moet het online verzamelen van informatie over kandidaten echt noodzakelijk en relevant zijn voor de uitvoering van de functie. In dat geval moet dit worden vermeld in de vacaturetekst. Er bestaan richtlijnen voor het checken van online profielen van kandidaten.
referenties
Referenties opvragen geeft extra informatie over de sollicitant en is dus aan te raden. Bijvoorbeeld om te kijken of iemand zijn cv naar waarheid heeft opgesteld of om na te gaan of hij een juist beeld heeft gegeven van zijn vaardigheden. Het is belangrijk om bij het vragen om referenties bij eerdere werkgevers niet alleen uit te vinden of de sollicitant daadwerkelijk ergens heeft gewerkt, maar ook hoe hij presteerde. Dit kan door vragen te stellen over de aard van de werkzaamheden, de kwaliteiten en de werkhouding van de kandidaat, de werkrelatie en de samenwerking, en de reden van vertrek.
Zorg ervoor dat de kandidaat nadrukkelijk toestemming heeft gegeven om contact op te nemen met oud-collega’s en/of leidinggevenden. Dit staat in richtlijnen van de sollicitatiecode.
Bovendien moet de kandidaat zelf eerst nog toestemming vragen aan de opgegeven referenten om hen als referent op te mogen geven. In feite is hier dus sprake van een 'dubbele' toestemming.
antecedentenonderzoek
Soms kan diepgaander onderzoek nodig zijn, bijvoorbeeld als voor de betreffende functie betrouwbaarheid, integriteit en onberispelijk gedrag vereist zijn. Dan kun je een antecedentenonderzoek (laten) doen. Vaak gaat het daarbij om een onderzoek naar een strafblad, VOG of financiële gegevens (BKR-registratie).
Een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is een verklaring waaruit blijkt dat iemands gedrag in het verleden geen bezwaar vormt voor het vervullen van een specifieke taak of functie. Justis, de screeningsautoriteit van het ministerie van Veiligheid en Justitie, screent het gedrag van personen die een VOG aanvragen en geeft de VOG’s af. De behandeling van de aanvraag duurt maximaal vier weken.
identificatieplicht
Komt de sollicitant in dienst? Als werkgever ben je verplicht zijn identiteit te controleren voordat hij start met zijn werkzaamheden.
