meer uren voor je deeltijdmedewerkers? check deze 6 tips.

Hoewel parttime medewerkers vaak nauwelijks bereid zijn om meer uren te werken, kan het voor jou als werkgever toch de moeite lonen om met hen in gesprek te gaan. Bedenk daarbij dat alle uren meetellen en kunnen helpen. Stel dat je een medewerker, die op dit moment nog 16 uur werkt, een contract kunt aanbieden van 18 uur. Dat scheelt op maandbasis toch een hele werkdag. Nog een ander voordeel van het nemen van dergelijke kleine stappen: je hebt minder overtuigingskracht nodig om je medewerkers te bewegen naar een langere werkweek.   

We hebben 6 tips die je kunnen helpen om hen over de streep te trekken. 

1. tijdelijke urenuitbreiding

Wil je medewerker best meer uren werken, maar dan wel tijdelijk? Dan leg je dit het beste schriftelijk vast, bijvoorbeeld in een brief die geldt als aanvulling op de al bestaande arbeidsovereenkomst met je medewerkers. In het addendum vermeld je:

• de (objectieve) reden die aan de tijdelijke urenuitbreiding ten grondslag ligt, bijvoorbeeld om de bezetting tijdens vakanties rond te krijgen of om een collega die ziek of zwanger is te vervangen
• dat de urenuitbreiding tijdelijk van aard is, door de periode waarover de urenuitbreiding met ingangsdatum en einddatum te benoemen of, als de einddatum niet exact bekend is, dat de urenuitbreiding van rechtswege vervalt zodra de objectieve reden wegvalt. In dat geval is het wel aan te raden om altijd een uiterste datum op te nemen. 

► Volgen verschillende tijdelijke urenuitbreidingen elkaar op? Let dan op de ketenregeling, want uiteindelijk kunnen deze uitbreidingen leiden tot een vast dienstverband. 

2. flexibele werktijden

Flexibele werktijden worden steeds normaler. Klanten vragen om continue bereikbaarheid, jonge medewerkers zien veel voordelen en het verplichte thuiswerken door de coronapandemie heeft het flexibel werken alleen maar in een stroomversnelling gebracht. Als het voor het resultaat niet uitmaakt waar of wanneer het werk gebeurt, kun je je medewerkers heel goed hun werktijden zelf laten indelen. Er zijn allerlei mogelijkheden om dit te doen:

• flexibele begin- en eindtijden: je kunt je medewerkers zelf laten bepalen wanneer ze beginnen en stoppen, als het aantal vastgestelde uren maar gemaakt wordt. In verband met de Arbeidstijdenwet en het eventueel verschuldigd zijn van toeslagen is het wel aan te raden om als werkgever  grenzen vast te stellen aan bepaalde uren van de dag
• aantal uren per maand of per jaar vaststellen: de werktijd wordt niet in een aantal uren per week uitgedrukt, maar in aantal uren per maand of per jaar. Zo kun je ook beter inspelen op eventuele seizoensschommelingen. Let op: bij een jaarurennorm gelden wel extra eisen. Zo moet dit in de cao zijn overeengekomen. Indien dat niet het geval is, moet de werkgever zorgen voor een gelijke maandelijkse spreiding van loonbetaling waarbij elke maand ten minste het wettelijke minimumloon wordt betaald over de gewerkte uren van die maand.
• flexibele werkroosters: een aantrekkelijk werkrooster dat beter op de voorkeuren van je medewerkers aansluit, kan hen over de streep trekken om meer uren te werken. Hou wel rekening met het feit dat dit als onvoorspelbaar werkpatroon gezien kan worden waarop de oproepregels van toepassing zijn.

► Let op: zolang het redelijk en incidenteel blijft, mag een werkgever van zijn medewerkers verwachten dat zij een verzoek tot overwerk niet weigeren. Wordt het overwerk structureel en heeft je medewerker drie maanden lang meer uren gewerkt dan contractueel overeengekomen? Dan kan je medewerker een beroep doen op het wettelijk rechtsvermoeden en misschien recht krijgen op aanpassing van de arbeidsduur in zijn contract.

3. voorlichting over en compensatie van de financiële gevolgen

Maak de gevolgen van de keuze voor extra werken op het inkomen en het pensioen van je medewerkers inzichtelijk. Het financiële voordeel laten zien, kan ervoor zorgen dat ze meer uren willen werken. Informeer je medewerkers dat dit wel gevolgen kan hebben voor een eventuele zorg- en/of huurtoeslag. Laat je hierbij adviseren door een financieel adviseur. 

4. ontzorgen van je personeel

Veel mensen willen niet meer uren werken omdat er thuis nog zoveel moet gebeuren. Als werkgever kun je zoeken naar mogelijkheden die je medewerkers helpen tijd te besparen. Denk bijvoorbeeld aan:

• het regelen van kinderopvang die aansluit op werk- en schooltijden 
• een boodschappenservice (met de mogelijkheid om de boodschappen aan het einde van de werkdag op het werk te laten bezorgen)
• een warme kant-en-klare maaltijd. Eigenlijk zijn alle maaltijden die genuttigd worden tussen 17.00 en 20.00 uur, door bijvoorbeeld overwerk, maar ook door het karakter van het werk, vrijgesteld. Je hebt hierbij de keuze om zelf de maaltijd te verstrekken, maar je kunt ook de werkelijke kosten ervan vergoeden
• het regelen van een schoonmaakservice voor bij je medewerkers thuis 
• het bieden van sportfaciliteiten: het scheelt veel tijd voor je medewerkers als ze voor of na het werk meteen kunnen gaan sporten. 

Vraag je medewerkers om suggesties en tips waarin je hen zou kunnen ontzorgen, en waardoor ze bereid zouden zijn om wat meer uren te werken.

► Let op: sommige van de genoemde diensten vallen onder de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR). Deze kun je dus niet zomaar vergoeden of verstrekken. Houd je het alleen bij het organiseren van de service, en laat je je medewerkers zelf betalen, dan hoef je in beginsel geen rekening te houden met de WKR. 

5. hybride werken

In de afgelopen jaren hebben we - noodgedwongen - allemaal veel moeten thuiswerken. Nu kan je personeel weer naar de werkplek toe komen, maar vinden veel mensen het juist fijn om deels thuis te blijven werken. Hybride werken wordt dan ook steeds normaler. Bepaal je -  in overleg - dat je medewerkers meerdere dagen thuis kunnen blijven werken. Vraag dan meteen of ze ook meer uren zouden willen werken. Er gaat dan immers geen tijd meer verloren aan reistijd.

Zorg er wel voor dat je medewerkers gezond en veilig kunnen thuiswerken.

► Let op: indien je medewerkers in het buitenland wonen kijk dan goed of, en in welke mate thuiswerken mogelijk is zonder dat het consequenties heeft.

6. verzachten van reistijd ongemakken

Het is niet altijd mogelijk of wenselijk om je medewerkers thuis te laten werken. In dat geval kan het nuttig zijn om met je medewerkers te bespreken of er een manier is om de reistijd te verkorten of aangenamer te maken. Lukt dat? Bekijk dan ook meteen of ze bereid zijn om meer uren te werken. We doen een aantal suggesties om de reistijd ongemakken voor jouw medewerkers te verzachten:

• reiskostenvergoeding: als werkgever mag je voor woon-werkverkeer en dienstreizen onbelast € 0,19 per kilometer geven, ongeacht het vervoermiddel. Je kunt ook meer geven, maar dan moet je voor het deel boven de € 0,19 per kilometer loonheffingen inhouden. Bij reizen met openbaar vervoer kun je ook de werkelijk gemaakte reiskosten vergoeden.

• organiseer een carpool: als werkgever kun je geïnteresseerde personen matchen op basis van postcodes, routes en werktijden. Natuurlijk kan er ook worden samengewerkt met andere bedrijven in de buurt, zeker als werktijden synchroon lopen. Je mag een maximaal bedrag per kilometer aan de chauffeur vergoeden, inclusief de omrijkilometers.

• vermijd reisdrukte met flexibele uren: bekijk of het scheelt in files en reisdrukte als je medewerker buiten de traditionele kantooruren kan werken. Dit kan ook in kosten voor het OV schelen, bijvoorbeeld omdat je dan een dalurenabonnement kunt vergoeden.

• bike-sharing abonnementen en fietsen van de zaak: ga na of je medewerkers op de fiets, e-bike of speed pedelec naar het werk willen komen. De voordelen zijn overduidelijk: het is goed voor de gezondheid, vermindert stress en leidt tot minder ziekteverzuim. Daarnaast geeft het voor je personeel een fijne afwisseling van files en openbaar vervoer. Er zijn allerlei opties om een fiets, e-bike of scooter te huren, zonder dat de medewerker er eentje moet aanschaffen. Je kunt bovendien (een deel van) een fiets financieren binnen de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR). Maar er zijn ook nadelen. De fiscale verwerking van een fiets van de zaak of bike-sharing abonnement kan behoorlijk ingewikkeld en arbeidsintensief zijn. Ga daarom eerst goed na of de administratieve rompslomp voor je bedrijf de moeite waard is.