terug
startje zoektocht.
  • maak een account aan door je in te schrijven
  • sneller solliciteren
  • vacatures die beter matchen
inschrijven
of
inloggen mijn randstad

Nieuw bij Randstad? Schrijf je in

werkgevers kenniscentrum arbeidsmarkt en flexibiliteit vakantie van je medewerkers: dit zijn de regels en richtlijnen

vakantie van je medewerkers: dit zijn de regels en richtlijnen.

Hoe zit het ook alweer precies met het wettelijk recht op vakantie? Wat zijn bovenwettelijke vakantiedagen, wanneer vervallen vakantiedagen en wie bepaalt wanneer je medewerkers op vakantie gaan? We zetten het allemaal voor je op een rij.

op deze pagina

wettelijke regels vakantie
regels voor het aanvragen en opnemen
geldigheid vakantiedagen
uitbetalen, kopen, verkopen, uitruilen of delen
ziekte en vakantie

5 vragen en antwoorden

► Heb je tijdens de vakantie van je personeel versterking nodig? Geef dan je vacature(s) aan ons door!

1. wat zijn de wettelijke regels voor vakantie?

Werknemers in Nederland hebben recht op:

minimumaantal vakantiedagen per jaar

In de arbeidsovereenkomst of cao staat hoeveel vakantiedagen je medewerkers krijgen. Volgens de wet hebben ze recht op minimaal vier keer het aantal uren dat ze per week werken. Voor medewerkers die een volledige werkweek van 40 uur werken komt dat neer op 160 uur, 20 dagen of 4 weken vakantie per jaar. Voor parttimers geldt dit naar rato van het aantal uur dat zij per week werken. 

bovenwettelijke vakantiedagen

In de arbeidsovereenkomst of cao kan staan dat je medewerkers meer vakantiedagen krijgen dan het wettelijk minimumaantal: dit zijn de bovenwettelijke vakantiedagen. 

Bovenwettelijke vakantiedagen zijn het resultaat van afspraken tussen werkgevers en werknemers. Deze afspraken kunnen daarom verschillen per bedrijf en per branche/sector.  

► Tip: kijk hier voor de regels voor het vervallen van (bovenwettelijke) vakantiedagen.

verlofdagen, feestdagen en andere vrije dagen

Naast wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen hebben je medewerkers ook recht op allerlei vormen van verlof, bijvoorbeeld zorgverlof, zwangerschapsverlof en bijzonder verlof. Hiervoor gelden andere regels dan voor vakantiedagen. Ook voor feestdagen en andere vrije dagen zijn er regels en richtlijnen waar je je als werkgever aan moet houden.

doorbetaling van loon tijdens de vakantie

In de wet is ook geregeld dat medewerkers die hun vakantiedagen opnemen recht hebben op doorbetaling van het loon dat ze zouden hebben verdiend als ze niet op vakantie zouden zijn geweest. Je moet als werkgever dus gewoon het loon van je medewerkers tijdens hun vakantie doorbetalen. Dat noemen we vakantiegeld.

vakantiebijslag

Je medewerkers hebben ook recht op een vakantiebijslag (of vakantietoeslag) van minimaal 8% van het brutojaarsalaris van het afgelopen jaar. Als werkgever moet je de vakantiebijslag ten minste eenmaal per jaar uitbetalen, in principe in mei of juni. Je kunt hiervan alleen afwijken als dit in de cao of in de arbeidsovereenkomst geregeld is. 

2. welke regels zijn er voor het aanvragen en opnemen van vakantie?

Je medewerkers moeten ieder jaar in elk geval de vakantiedagen kunnen opnemen waarop ze minimaal recht hebben (de wettelijke vakantiedagen). 

vakantie aanvragen

Medewerkers moeten hun vakantie officieel aanvragen bij hun werkgever of leidinggevende. In de meeste organisaties zijn afspraken over het aanvragen en opnemen van vakantie vastgelegd in een vakantieregeling of personeelshandboek. Veel bedrijven kiezen ervoor een vakantieaanvraag via e-mail of een digitaal HRM-systeem te doen. Zorg er in elk geval voor dat de aanvraag gemakkelijk terug te vinden is om eventuele misverstanden te voorkomen.

Als werkgever moet je tijdig reageren op de vakantieaanvraag, zodat je medewerkers voldoende tijd hebben om hun vakantie te regelen.

instemming werkgever

In principe moet je als werkgever instemmen met de vakantieaanvraag van je medewerkers. Zij hebben namelijk volgens de wet recht op hun vakantie en ook het recht om zelf hun vakantie te bepalen, tenzij dit in de cao of arbeidsovereenkomst anders geregeld is. 

Als werkgever mag je alleen bezwaar maken in de volgende drie situaties:

  • als de vakantie van je medewerker grote problemen oplevert voor je bedrijf (bij ‘zwaarwegende bedrijfsbelangen’)

  • als er sprake is van een collectieve vakantieperiode, zoals in de bouw en in het onderwijs

  • als je medewerker niet voldoende vakantiedagen heeft voor de aangevraagde periode.

Je moet je bezwaar (schriftelijk) kenbaar maken binnen twee weken na ontvangst van de vakantieaanvraag. Doe je dit niet, dan is de vakantie vastgesteld volgens de wensen van de medewerker.

Als je bezwaar maakt omdat de vakantie van een medewerker grote problemen voor de bedrijfsvoering oplevert, dan moet je die medewerker (als hij voldoende vakantiedagen heeft opgebouwd) wel de mogelijkheid geven in ieder geval eenmaal per jaar minimaal twee weken achter elkaar of tweemaal per jaar een week vakantie op te nemen.

opnemen vakantie

Vakantie wordt in principe opgenomen in hele dagen, maar het is ook mogelijk om vakantiedagen in uren op te nemen. Dit geldt alleen voor de vakantiedagen die iemand over heeft na aftrek van een minimum van twee weken aaneengesloten vakantie of tweemaal een vakantie van een week.

opnemen vakantiedagen bij einde van de arbeidsovereenkomst

Gaat een medewerker uit dienst, dan kan hij in goed overleg met jou zijn resterende vakantiedagen opnemen voor zijn laatste werkdag. Maar als je geen vervanging kunt regelen, mag je als werkgever van de vertrekkende medewerker verlangen dat hij tot het einde van de arbeidsovereenkomst blijft werken. Je moet daar dus wel zwaarwegende argumenten voor hebben.

Andersom geldt hetzelfde: als werkgever kun je een medewerker bij het einde van de arbeidsovereenkomst niet verplichten om zijn resterende vakantiedagen op te nemen. Er wordt dan namelijk niet aan de voorwaarde voldaan dat de vakantie tijdig moet zijn vastgesteld.

Als je vertrekkende medewerker zijn vakantiedagen niet heeft kunnen opnemen voordat zijn arbeidsovereenkomst afloopt, moet je deze dagen na afloop van het dienstverband uitbetalen. Als werkgever ben je dan verplicht een verklaring te geven over het aantal uitbetaalde dagen. Je oud-medewerker kan vervolgens met die verklaring bij zijn nieuwe werkgever onbetaald vakantie opnemen. De nieuwe werkgever is verplicht om de vrije dagen toe te staan.
 

3. hoe lang zijn vakantiedagen geldig?

Vakantiedagen zijn niet onbeperkt geldig. Medewerkers moeten hun vakantiedagen binnen een bepaalde periode opnemen, anders vervallen ze. Wettelijke vakantiedagen hebben een kortere geldigheidsduur dan bovenwettelijke vakantiedagen.

  • wettelijke vakantiedagen verlopen een halfjaar na het kalenderjaar waarin je medewerker ze heeft opgebouwd. Op 1 juli van ieder jaar vervallen dus de wettelijke vakantiedagen van het jaar ervoor. In de arbeidsovereenkomst of cao kan een ruimere vervaltermijn zijn afgesproken. 
  • vakantiedagen die op basis van de cao of een andere afspraak tussen werkgevers en werknemers zijn toegekend (de bovenwettelijke vakantiedagen) blijven vijf jaar geldig na het kalenderjaar waarin je medewerker ze heeft opgebouwd.

Dus: de wettelijke vakantiedagen van 2023 zijn geldig tot 1 juli 2024, en de bovenwettelijke vakantiedagen van 2023 zijn geldig tot 1 januari 2029. 

Is een medewerker redelijkerwijs niet in staat geweest om alle wettelijke vakantiedagen op te nemen, bijvoorbeeld omdat hij langdurig ziek is? Dan geldt niet de vervaltermijn van een half jaar na het jaar van opbouw, maar de verjaringstermijn van vijf jaar na het jaar van opbouw. 

► Let op: je moet als werkgever je medewerkers herhaaldelijk en tijdig informeren over het vervallen van hun vakantiedagen, zodat zij actie kunnen ondernemen en hun vakantie kunnen opnemen. Doe je dit niet, dan vervallen of verjaren de vakantiedagen niet.

4. vakantiedagen uitbetalen, kopen, verkopen, uitruilen of delen: hoe werkt dat?

vakantiedagen uitbetalen

Vakantiedagen laten uitbetalen kan je medewerker extra salaris opleveren. Toch mag dat niet zomaar.  Dit zijn de wettelijke regels:

vakantiedagen kopen en verkopen

Wil je medewerker meer vakantie opnemen dan hij heeft opgebouwd? Dan kun je hem de mogelijkheid geven om extra vakantiedagen of -uren te kopen. 

Medewerkers die juist langdurig weinig vakantiedagen opnemen, kunnen je vragen die af te kopen. Dat mag alleen gaan om de bovenwettelijke vakantiedagen. Je geeft je medewerker dan een bedrag op basis van het loonniveau in ruil voor de opgespaarde vakantiedagen. Je bent niet verplicht om vakantiedagen af te kopen. Andersom is de medewerker ook niet verplicht om zijn dagen te verkopen als jij dat wil.

Staat er in de cao niets over het kopen en verkopen van vakantiedagen? Dan is het handig om daar zelf een reglement voor op te stellen. Hierin neem je bijvoorbeeld op wat het maximum aantal te kopen en/of te verkopen vakantiedagen is, wat er gebeurt met bijgekochte vakantiedagen die niet worden opgenomen, hoe je medewerkers een verzoek om koop/verkoop moeten indienen en hoe de koop/verkoop van vakantiedagen wordt berekend. 

vakantiedagen uitruilen 

Je medewerker kan zijn bovenwettelijke vakantiedagen ruilen voor andere arbeidsvoorwaarden, zoals een cursus. Over deze uitruil moet hij met jou als werkgever afspraken maken die jullie schriftelijk vastleggen, bijvoorbeeld in de arbeidsovereenkomst.

vakantiedagen delen met collega’s

Medewerkers die bovenwettelijke vakantiedagen over hebben, mogen deze – vrijwillig en onder bepaalde voorwaarden – afstaan aan collega’s die tijdelijk te maken krijgen met intensieve zorgtaken. Voor het delen van vakantiedagen geldt een aantal voorwaarden.

5. hoe zit het met ziekte en vakantie?

opbouw vakantiedagen bij ziekte

Als je medewerker ziek is, bouwt hij nog steeds wettelijke vakantiedagen op. Dit geldt niet altijd voor bovenwettelijke vakantiedagen. Hierover kunnen andere afspraken staan in de cao of arbeids­overeenkomst.

vervallen vakantiedagen bij ziekte

De vervaltermijn van wettelijke vakantiedagen geldt niet als je medewerker 'redelijkerwijs niet in staat is geweest zijn vakantiedagen op te nemen'. Als je medewerker aannemelijk kan maken dat hij door ziekte niet in staat was te werken, zijn alle niet-opgenomen vakantiedagen nog vijf jaar geldig. De bewijslast ligt dus bij je medewerker, maar normaal gesproken wordt ervan uitgegaan dat als de re-integratie nog niet is gestart, je medewerker ook geen vakantiedagen heeft kunnen opnemen. 

vakantie opnemen tijdens ziekte

Medewerkers die al ziek zijn, kunnen in bepaalde gevallen ook op vakantie gaan. Denk aan een langdurig arbeidsongeschikte medewerker die re-integratieverplichtingen heeft en zijn vakantiedagen inzet om even een rustpauze te nemen. Je mag de vakantieaanvraag alleen afwijzen als de vakantie zijn herstel negatief zou beïnvloeden. Advies hierover kun je vragen aan de bedrijfsarts. 

loondoorbetaling tijdens vakantie van zieke medewerker

Je moet een zieke medewerker tijdens zijn vakantie zijn volledige loon (100%) betalen. Je medewerker heeft tijdens zijn vakantie namelijk recht op hetzelfde loon als hij zou hebben ontvangen wanneer hij niet ziek zou zijn geweest. Het maakt daarbij niet uit hoe lang hij al ziek is.

ziek worden tijdens de vakantie

Als een medewerker ziek wordt tijdens zijn vakantie, behoudt hij de vakantiedagen waarop hij ziek was. Deze dagen worden namelijk gezien als ziektedagen.

Je medewerker heeft dus het recht om de vakantiedagen waarop hij ziek was, later opnieuw op te nemen. Hij moet zich dan wel houden aan het verzuim­protocol en zich dus op tijd ziekmelden.