In verband met vervanging tijdens ziekte van een collega zoeken we vanaf 1 januari 2025 een tijdelijke Secretarieel Ondersteuner die samen met andere collega’s het bestuurssecretariaat bemenst en de bestuurders ondersteunt.
Het bestuurssecretariaat werkt in teamverband. Problemen oplossen is een talent dat we allemaal hebben. Dat merk je vooral doordat je stevig in je schoenen staat en onder soms stressvolle situaties goed het overzicht kunt bewaren. Tegelijkertijd geef je daarbij goed je grenzen aan. Je maakt deel uit van een leuk en hecht team dat voor elkaar klaar staat.
“Als team werken we nauw samen met elkaar om ervoor te zorgen dat alle bestuurders optimaal ondersteund worden!”
De werkzaamheden bestaan uit: emailbeheer, telefonie, agendabeheer, bijwerken diverse overzichten.
Functie-eisen
Functie-eisen:
Beschikt over secretariële vakkennis op MBO+ niveau aangevuld met ruime ervaring in managementondersteuning.
Heeft inzicht in de werkprocessen, interne (politieke) verhoudingen, de besluitvorming- en communicatiestructuur van het bestuurssecretariaat en de relevante externe omgeving daarvan, evenals in de structuur van de organisatie.
Beschikt over kennis van de administratieve organisatie en procedures binnen het secretariaat en de in gebruik zijnde geautomatiseerde systemen en programma’s.
Houdt kennis op peil door het volgen van ontwikkelingen.
Zelfstandigheid:
Werkt in groepsverband binnen de gemaakte afspraken, volgt procedures en richtlijnen. Bepaalt daarbinnen zelfstandig, maar soms in overleg, de juiste aanpak van de werkzaamheden, bewaakt de voortgang en prioriteert, waar nodig in overleg met de bestuurder(s), de taken.
Samen werken, Initiatief, beoordelingsvermogen, organisatietalent, vindingrijkheid en doortastend optreden zijn vereist om de werkzaamheden juist uit te voeren.
Sociale vaardigheden:
Sociale vaardigheden zoals tact, overtuigingskracht en het kunnen omgaan met uiteenlopende (politieke) meningen zijn vereist bij het onderhouden van gevarieerde in- en externe contacten. Tact, assertiviteit en het bewaren van de eigen houding zijn van belang bij het aanspreken van anderen op het nakomen van afspraken en stellen van prioriteiten bij het maken van afspraken.
Uitdrukkingsvaardigheid:
Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid is vereist bij het onderhouden van uiteenlopende in en externe contacten op alle niveaus.
Bewegingsvaardigheid:
Bewegingsvaardigheid is vereist bij het werken met een PC en typevaardigheid, waarbij eisen worden gesteld aan snelheid en nauwkeurigheid.
Oplettendheid:
Oplettendheid is vereist bij het tijdig en volledig verrichten van uiteenlopende secretariële werkzaamheden, waarbij op veel zaken gelijktijdig moet worden gelet en termijnen en afspraken moeten worden bewaakt. Een politieke ‘antenne’ is soms noodzakelijk.
Arbeidsvoorwaarden
Capelle aan den IJssel - 24 uur per week - schaal 8
Verwachting duur: 6 maanden
zzp is geen optie voor deze aanvraag, gaat open voor detacheringskandidaten
De functie wordt voor 24 uur opengesteld. Verdeling uren in overleg.
De voorkeur werkdagen zijn in ieder geval op maandag en woensdag. De derde dag wordt in overleg gekozen.
Uiteraard staat deze vacature open voor iedereen die zich hierin herkent.
contact
Chris Knibbe
chris.knibbe@yacht.nl
06-83105815
Zo verloopt het solliciteren via Randstad Professional | Yacht. Ontdek hoe we jou kunnen helpen om een baan te vinden.
Je sollicitatie en cv worden doorgenomen door Chris Knibbe
Binnen 5 werkdagen ontvang je een reactie
Is er een match, dan plannen we een persoonlijke kennismaking
We onderzoeken samen jouw ambitie en mogelijkheden
Daarna word je (eventueel) voorgesteld bij onze opdrachtgever
Wanneer de klik er is, ga je starten bij je nieuwe uitdaging!
Afhankelijk van het soort dienstverband (interim, zzp of vast), ontvang je van ons een aanbod
