Secretaresse

Ben jij op zoek naar een veelzijdige en dynamische functie waarin je jouw organisatorische talenten kunt inzetten voor een groot project? Dan hebben wij de perfecte uitdaging voor jou! PHS Den Bosch–Vught is een van de grootste projecten van ProRail op dit moment. Het team bestaat uit ongeveer 55 medewerkers en is nog steeds groeiende. Ter ondersteuning van dit project zijn wij op zoek naar een gedreven projectsecretaresse voor 24 uur per week, op de locatie in Vught. In deze rol ben je de onmisbare schakel die het projectteam ondersteunt met secretariële en administratieve taken en het officemanagement van het informatiecentrum. Je werkt op maandag, dinsdag en donderdag, met de mogelijkheid om één dag per week thuis te werken. Sta jij te popelen om het team te versterken? Lees dan snel verder!
(De uiterlijke datum om te solliciteren is dinsdag 1 april a.s.)

Als je energie haalt uit het organiseren en coördineren van processen en geen uitdaging uit de weg gaat, dan is deze functie iets voor jou! Voor de functie zoeken iemand die van aanpakken houdt, goed kan organiseren en niet bang is voor deadlines. Je bent stressbestendig, en efficiënt en nauwkeurig in je werk. We
verwachten dat je verantwoordelijkheid kan dragen en zelfstandig bent in het uitvoeren van je taken. Daarnaast presenteer je jezelf op een representatieve manier en heb je een proactieve, klantgerichte en leergierige houding.

• Hbo werk- en denkniveau en bij voorkeur werkervaring in een technische projectomgeving.
• Sterk met het Microsoft Office pakket, met name Outlook, Word en Excel.
• Kennis van SharePoint of de interesse om je erin te verdiepen.
• Kennis van SAP of de interesse om je erin te verdiepen.

Als projectsecretaresse / officemanager heb je een veelzijdige functie en ben je
verantwoordelijk voor de administratieve, secretariële ondersteuning van het
projectteam en het officemanagement van het informatiecentrum PHS Den Bosch -
Vught. Je bent hierbij werkzaam in een dynamische werkomgeving met
uiteenlopende werkzaamheden waarbij je veel werk uit handen neemt voor je
collega’s binnen het team.
De werkzaamheden bestaan uit ondersteuning van de projectcoördinator en het
team zodat zij zo efficiënt mogelijk hun werk kunnen uitvoeren. Hieronder vallen
onder andere het bijhouden van de secretariaatsemail, complex agendabeheer en
het plannen en organiseren van overleggen.
Je zorgt ervoor dat vooraf alle benodigde faciliteiten zijn geregeld: je organiseert
locaties, catering en vervoer indien nodig. Daarnaast voer je het projectsecretariaat
ben je verantwoordelijk voor het opstellen van opdrachten en bijbehorende
formulieren.
Je vervult ook taken als officemanager voor ons ‘kantoor’: het Informatiecentrum
PHS Den Bosch – Vught in Vught. Hierin ben je verantwoordelijk voor het
coördineren en organiseren van administratieve taken en het faciliteren van een
soepele en ordentelijke werkomgeving

• Complex agendabeheer. De planning en agenda’s veranderen dagelijks en het is belangrijk dat je hierin overzicht weet te houden en snel kan schak(el)en. Plannen en organiseren van overleggen, met name groepsoverleggen. Dit vraagt gedegen kennis van Ou
• Beheer secretariaats-email. Zelf opvolgen en prioritering weten te geven aan de vele mails die dagelijks binnen komen.
• HR-taken zoals teamuitjes, attenties, vakantiedagen van de afdeling bijhouden.
• Beheer en invoeren van opdrachten en bijbehorende formulieren in SAP.
• Secretariaats-intranet beheren en coördineren.
• Organiseren en assisteren bij de organisatie van bijeenkomsten en evenementen.
• Office management: je bent degene die het reilen en zeilen op kantoor managet, je zorgt voor een fijne werkomgeving zodat de overige medewerkers zich volledig kunnen focussen op hun eigen werkzaamheden en fungeert hierin ook als vraagbaak voor colleg
• Facilitair beheer: Zorgendragen voor de kantoorbenodigdheden, het verzorgen van de lunch/boodschappen, dat onderhoud tijdig gepleegd wordt en alles voor de koffiecorner incl.onderhoud gedaan wordt.

ProRail is de organisatie die verantwoordelijk is voor het beheer, onderhoud en de ontwikkeling van het Nederlandse spoorwegnet. Ze zorgen voor een veilig en efficiënt gebruik van het spoor, coördineren het treinverkeer en werken continu aan de uitbreiding en modernisering van de infrastructuur. ProRail speelt een cruciale rol in het openbaar vervoer door het spoorvervoer betrouwbaar en duurzaam te maken.

• Reiskostenvergoeding;
• Goed salaris op basis van een 36-urige werkweek
• 13e maand;
• Interessante organisatie;
• Pensioenopbouw

Ben jij de ervaren secretaresse die wij zoeken en wil je tijdelijk bijdragen aan een gemeentelijke organisatie in ontwikkeling? Reageer dan snel! Wij kijken uit naar jouw sollicitatie en staan klaar om verder met je te praten over deze interessante uitdaging.

Nienke, Lianne en Lonneke

Intercedent

Wil je meer weten? Dan kan je ons altijd bellen. Maar heb je je keuze al gemaakt? Wacht dan niet langer en solliciteer direct via onderstaande button.

Zo verloopt het solliciteren via Randstad. Ontdek hoe we jou kunnen helpen om een baan te vinden.