Management Assistent

Ben jij een organisatorisch talent met oog voor detail? Wil je werken in een dynamische, internationale omgeving? De afdeling BioMechanical Engineering van de TU Delft zoekt een enthousiaste Managementassistent voor een tijdelijke opdracht van vijf maanden (ter vervanging van zwangerschapsverlof, circa 24 uur per week).
Of je nu net afgestudeerd bent of na een pauze weer aan het werk wilt, deze functie biedt jou de perfecte kans om praktijkervaring op te doen in een toonaangevende, internationale werkomgeving.

Managementassistent | TU Delft | Schaal 7 cao universiteiten: | 16 - 24 uur per week | Reiskosten worden niet vergoed bij de TU Delft

Ben jij energiek, communicatief sterk en heb je een flexibele instelling? Dan ben jij degene die wij zoeken! Je handelt proactief en hebt een hoog verantwoordelijkheidsgevoel. Je beheerst zowel de Nederlandse als de Engelse taal uitstekend en werkt graag in teamverband.

• Je hebt minimaal MBO (+) werk- en denkniveau;
•  Je bent pro-actief en hebt een flexibele instelling;
•  Je hebt organisatie- en improvisatietalent;
•  Je bent communicatief vaardig zowel in het Nederlands als in het Engels (schriftelijk en mondeling);
•  Je bent zorgvuldig en integer, kunt goed omgaan met mensen en vertrouwelijke informatie;
•  Je bent nieuwsgierig, onderzoekend en hebt het vermogen om digitale/automatiseringsprocessen zelfstandig te verkennen en te gebruiken;
•  Als professional weet je respectvol inhoudelijke feedback te geven, te ontvangen en te benutten;
•  Last but not least schakel je snel van de ene naar de andere taak en gedijt goed bij die afwisseling in je werk.​​

Samen met je collega's speel je een cruciale rol in het ondersteunen van de afdeling BioMechanical Engineering. Er is veel te doen en geen dag is hetzelfde. Het takenpakket is afwisselend, waardoor je volop de kans krijgt om ervaring op te doen en jezelf verder te ontwikkelen. De taakverdeling en prioritering gebeuren in onderling overleg met je collega's. Na afstemming voer je zelfstandig taken uit, toon je initiatief bij werkzaamheden die op je pad komen en bewaak je de voortgang met betrekking tot acties en deadlines. Zo ben jij een onmisbare schakel binnen ons team en op onze afdeling.

Je krijgt een zelfstandige functie in teamverband, met als belangrijkste werkzaamheden:

• Je bent het aanspreekpunt voor medewerkers, studenten, gasten en externen;
• Je helpt binnenkomende wetenschappers uit verschillende landen zich snel in Delft thuis te voelen door de juiste informatie te verschaffen (mondeling en schriftelijk in het Nederlands en Engels);
• Je bent (mede) verantwoordelijk voor administratieve bedrijfsprocessen, onder andere op het gebied van personele zaken (aanstellingen en mutaties) en financieel-administratieve zaken (bestellingen plaatsen en facturen verwerken);
• Je schakelt continu met belanghebbenden, diensten en het managementteam om dagelijkse uitdagingen op te lossen;
• Je behandelt telefoongesprekken, correspondentie/e-mails, reisaanvragen en ontvangt bezoekers;
• Je ondersteunt het management bij agendabeheer, organiseert werkbesprekingen en maakt notulen;
• Je ondersteunt bij belangrijke evenementen en activiteiten van de afdeling, zoals seminars, workshops en diverse netwerkbijeenkomsten;
• Je zorgt ervoor dat alle documentatie van afstudeerders correct wordt verwerkt en dat zij op tijd hun diploma's ontvangen (vooral tijdens de zomermanden).

Je komt te werken op de afdeling Biomechanical Engineering (BMechE), een van de afdelingen van de faculteit Mechanical Engineering (ME). BMechE coördineert onderwijs- en onderzoeksactiviteiten binnen werktuigbouwkunde en medische instellingen en werkt daarvoor zowel intern als extern samen met diverse organisaties. BMechE bestrijkt gebieden zoals biomaterialen en medische instrumenten.​
Het TU Delft secretaressenetwerk organiseert regelmatig leerzame en leuke activiteiten, waardoor je op een eenvoudige manier wegwijs raakt binnen de TU Delft. Wij beschouwen ons team als collegiaal en laagdrempelig, en we hopen dat jij je hier snel thuis zult voelen.

Kun jij je helemaal vinden in deze vacature? Solliciteer dan snel!

Team OOP

Senior Intercedent

Vragen over deze vacature of functie? Aarzel niet om ze aan mij te stellen.

Zo verloopt het solliciteren via Randstad. Ontdek hoe we jou kunnen helpen om een baan te vinden.