Bestuurssecretaresse

Ben jij een bestuurssecretaresse die vanaf eind maart weer beschikbaar is voor een tijdelijke opdracht? Wij bieden je een mooie kans bij de gemeente Helmond! Hieronder vind je meer informatie over deze vacature.

Als secretaresse voor de wethouders van gemeente Helmond weet je precies waar en wanneer je nodig bent om ondersteuning te bieden. De taak om alles netjes voor de wethouders te regelen, pak je automatisch op. Als secretaresse signaleer je, plan je vooruit en denk je mee. Je hoort en ziet veel en weet wanneer het daarbij moet blijven.
Jij beschikt over:

• HBO werk- en denkniveau;
• Werkervaring in een vergelijkbare rol binnen een organisatie, waar je een grote mate van (politiek-)bestuurlijke sensitiviteit hebt ontwikkeld;
• Een servicegerichte en dienstverlenende instelling;
• Goede (schriftelijke) uitdrukkingsvaardigheden en sociale vaardigheden;
• Een proactieve en flexibele houding;
• Goede kennis van MS Office/MS Teams en Outlook.

Je werkt als aanspreekpunt voor een wethouder en zijn bestuursadviseur. Je komt te werken binnen het bestuurssecretariaat met 6 andere collega’s. Samen zorg je voor de ondersteuning voor de wethouders. Dit is een enthousiast team dat zich met veel ambitie inzet. Het deelteam van het bestuurssecretariaat vormt samen met de collega’s die voor de burgemeester en directie werken (secretariaat en advies) een team Bestuurs- en Directieadvies en -Ondersteuning.
Als bestuurssecretaresse heb je onder andere met de volgende taken te maken:

• Secretariële ondersteuning: Je zorgt voor een volledige, organisatorische, secretariële ondersteuning op verschillende onderwerpen. Je signaleert, plant vooruit en denkt mee.
• Agendabeheer:Je bent verantwoordelijk voor de agenda en bewaakt deze waarbij je, eventueel in overleg, prioriteiten weet te stellen op basis van inzicht, inhoud en politiek-bestuurlijke verhoudingen.
• Mail: Je beheert de mailbox. Bespreking en verwerking van de mail in overleg, je bent daarbij vanuit eigen inzicht alert op belang en urgentie. Je voegt op eigen initiatief en naar eigen inzicht benodigde informatie toe voor de afhandeling.
• Vergaderingen: Je zorgt ervoor dat de vergaderstukken voor de wethouder klaar staan in het digitale vergadersysteem. Je haalt ambtelijke adviezen op en bewaakt deadlines. Voor de beleidsoverleggen van de wethouder op maandag maak je de notulen.
• Zelfstandigheid: De rol van bestuurssecretaresse behoeft een grote mate van senioriteit en zelfstandigheid. Je vormt zowel intern als voor de externe omgeving een ‘buffer’.
• Samenwerking: Je werkt in koppels voor de wethouders en maakt daarbij onderdeel uit van het secretaresseteam, waar binnen je ook elkaar ondersteunt. Daarbij is samenwerking essentieel om de wethouders goed te ondersteunen.
• Politiek & bestuur: Deze functie bevindt zich in een ambtelijk en politiek zeer gevoelige omgeving en bestuurlijke sensitiviteit is aan de orde.

De ontwikkelingen binnen het secretariaat en de gemeente gaan snel en het is zaak dat zij daar goed op zijn voorbereid. De invloed van nieuwe digitale middelen, de rol van de klant/inwoner en het type wethouder (of bestuurder), maakt dat er een proactieve servicegerichte dienstverlening wordt verwacht. Het team werkt aanbod gestuurd en werkt met elkaar aan een optimale dienstverlening. Kortom, ze nemen een zichtbare en reflecterende rol aan en anticiperen op de toekomst.

• stad in beweging en groeiend
• maatschappelijke impact
• moderne organisatie

Kun jij je helemaal vinden in deze vacature? Solliciteer dan snel! Stuur ons jouw motivatie en we nemen contact met je op.

Nienke, Lianne en Lonneke

Intercedenten Secretarieel Zuidoost

Vragen over deze functie? Aarzel niet om ze aan ons te stellen.

Zo verloopt het solliciteren via Randstad. Ontdek hoe we jou kunnen helpen om een baan te vinden.