Project- en Programma Ondersteuning

Als Programma- en Projectondersteuner ben je een onmisbare schakel in het succesvol uitvoeren van onze programma's en projecten. Je werkt nauw samen met de programma- en projectmanagers om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt. Je takenpakket is divers en omvat zowel administratieve ondersteuning als inhoudelijke ondersteuning van projecten.

Ben jij de kandidaat die een ervaren, georganiseerde en communicatieve professional is, die goed in staat is om projecten en programma's te ondersteunen in een bestuurlijke omgeving? En herken jij jezelf in de volgende punten?:

• Organiseren & ondersteunen: Je bent ervaren in het ondersteunen van projecten en programma's, met een MBO+ opleiding en bij voorkeur ervaring in een bestuurlijke setting. Je weet hoe je vergaderingen voorbereidt, notulen maakt, agenda's beheert en b
• Managementvaardigheden: Je hebt ervaring met het ondersteunen van managers, bijvoorbeeld door het opstellen van rapportages, signaleren van knelpunten en het bedenken van verbeteringen
• Digitale vaardigheden: Je bent vaardig in het gebruik van verschillende softwareprogramma's zoals Word, Excel, SharePoint, E-suite en Ibaps. Je bent ook bekend met moderne presentatie- en communicatietools
• Gemeentelijke kennis: Je hebt een goed begrip van hoe gemeentelijke organisaties, projecten en programma's werken. Je begrijpt de bestuurlijke context, werkprocessen en besluitvormingsprocedures
• Probleemoplosser: Je bent sociaal vaardig en kunt klantgericht problemen oplossen. Je coördineert informatiestromen effectief
• Flexibel & dynamisch: Je voelt je thuis in een omgeving waar je continu moet schakelen tussen verschillende taken en projecten
• Teamspeler: Je werkt graag samen met verschillende projectteams, waarbij de samenstelling vaak verandert
• Gestructureerd & georganiseerd: Je werkt graag projectmatig en bent een expert in het prioriteren, organiseren en structureren van je werk

Als Programma- en Projectondersteuner ben je een onmisbare schakel in het succesvol uitvoeren van onze programma's en projecten. Je werkt nauw samen met de programma- en projectmanagers om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt. Je takenpakket is divers en omvat zowel administratieve ondersteuning als inhoudelijke ondersteuning van projecten.
Je taken:

Programma-ondersteuning (24 uur):
Vergaderingen: voorbereiden, notuleren en afhandelen van vergaderingen voor programma's.
Organisatie: organiseren van bijeenkomsten en activiteiten samen met de programmamanager.
Communicatie: verrichten van representatieve taken tijdens bijeenkomsten
Administratie: beheren van agenda's en afspraken, verrichten van administratieve werkzaamheden, bewaken van de voortgang van besluiten, zorgen dat planningen en afspraken worden nagekomen
Documentbeheer: vastleggen en beheren van (digitale) documenten

Mocht je 36 uur beschikbaar zijn krijg je voor 12 uur per week de volgende taken erbij als projectondersteuner:

• Rapportages: opstellen van managementrapportages en overzichten samen met de projectmanager
• Klankbord: fungeren als klankbord voor de projectmanagers, signaleren van mogelijke knelpunten en komen met verbetervoorstellen
• Vergaderingen: voorbereiden, notuleren en afhandelen van vergaderingen voor projecten
• Organisatie: organiseren van bijeenkomsten en activiteiten samen met de projectmanager
• Communicatie: verrichten van representatieve taken tijdens bijeenkomsten, informeren van (externe) betrokkenen, verstrekken van informatie over de inhoud van projecten, afhandelen van verzoeken van belangstellenden, betrokken inwoners en belanghebbe
• Schrijven: maken van nieuwsbrieven en (opdracht)bevestigingen, zorgen voor de verslaglegging van vergaderingen, schrijven van teksten voor on- en offline publicaties in overleg met de communicatieadviseur en projectmanager
• Documentbeheer: inrichten, vastleggen en beheren van (digitale) documenten in de daarvoor bestemde systemen
• Administratie: fungeren als vraagbaak voor de projectmanager, aanmaken van verplichtingen, voorbereiden van facturen

Het team Projecten, Realisatie en Ontwikkeling (PRO) van Deventer realiseert projecten op het gebied van wonen, gebiedsontwikkeling, energietransitie en leefomgeving. Het team telt 135 collega's die werken in twee subteams:

Wonen & Gebiedsontwikkeling: Deze collega's zijn verantwoordelijk voor projecten zoals het Bedrijvenpark A1, de Tuinen van Zandweerd en Steenbrugge, met directe impact op de stad.
Energietransitie & Leefomgeving: Dit team richt zich op project- en procesmanagement voor het fysieke domein, met focus op gebiedsontwikkeling, energietransitie, klimaatadaptatie, duurzaamheid en woningbouw.

Alle medewerkers binnen PRO werken zelfstandig en dragen bij aan een professionele, transparante en resultaatgerichte aanpak.

Word je enthousiast van deze vacature? Reageer dan voor 24 december met een korte motivatie waarom deze vacature je aanspreekt. Je ontvangt zo snel mogelijk een reactie. Heb je nog vragen? Dan kun je altijd even bellen, mailen of een appje sturen. Ik kijk uit naar je sollicitatie!

Melanie van der Zon & Diana van Rijn

Senior intercedent

Vragen over deze vacature of functie? Aarzel niet om ze te stellen.

Zo verloopt het solliciteren via Randstad. Ontdek hoe we jou kunnen helpen om een baan te vinden.