Project Secretaresse en Document Controller

Voor een internationaal bedrijf met een werf in o.a. de Botlek en Schiedam zijn wij op zoek naar een document controller / secretaresse. Het is een functie voor bij voorkeur 40 uur per week.

Naast ervaring in de maritieme- of scheepvaartbranche beschik je over MBO 4 niveau.
Je hebt kennis en ervaring met MS office applicaties en beheers je naast de Nederlandse ook de Engelse taal zowel in woord als geschrift. Daarnaast kan je;

• goed communiceren, ook onder een hoge werkdruk blijft je communicatie feitelijk en helder
• je kan omgaan met complexe situaties waar je mogelijk te maken krijgt met conflicterende belangen
• je bent bekend met de regelgeving op gebied van arbo-, milieu- en veiligheidsvoorschriften en -middelen

De nadruk van de functie ligt op document controle aangevuld met secretariële taken. Voor document controle moet je denken aan taken als;
Document Controle voor div projecten (met name de offshore projecten waar veel documenten van/naar klant verstuurd worden);
Versturen/bijhouden van Technical Querys naar klanten en het bijhouden van een Technical Query Register (Sharepoint);
Het vullen, bijwerken en rondsturen van Comment Sheets Register zowel intern als naar klanten;
Ook het verwerken, scannen, versturen van final documentatie voor afdeling Quality
Control behoort tot je taken

Deze taken worden uitgebreid met taken van een meer secretariële aard, je kan dan denken aan;

• Het maken van de notulen van de Daily Operations Meeting (9uur) en het distribueren ervan via e-mail
• Versturen, maken, bijhouden, beheren van transmittals naar klanten/subcontractors
• Maken, bijhouden en versturen van Project Contact List. Zowel intern aan het project team als naar de klant
• Het maken van notulen/MOM dagelijkse progress meetings voor diverse Projecten. Dit kan betekenen dat de werkzaamheden aan boord van een schip/object zijn. Dit kunnen interne meetings zijn of klant meetings
• Het ondersteunen van andere afdelingen met betrekking tot administratief / financieel werk.

Onze opdrachtgever uit Schiedam specialiseert zich in innovatieve en duurzame maritieme oplossingen,voor de gehele levenscyclus van een schip tot reparatie en ombouw. Je komt te werken binnen een zeer enthousiast team in een internationale omgeving.

Klinkt dit als jouw ideale functie? Aarzel dan niet en solliciteer vandaag nog!

Dorien van Ganzewinkel

principal intercedent

Vragen over deze functie? Aarzel niet om ze aan mij te stellen!

Zo verloopt het solliciteren via Randstad. Ontdek hoe we jou kunnen helpen om een baan te vinden.