Bestuurssecretaresse

Ben jij die flexibele teamspeler die als rots in de branding fungeert voor bestuurders én collega’s? Als provincieprofessional weet jij het secretariaat van Gedeputeerde Staten (GS) als flexibele bestuurssecretaresse soepel draaiende te houden en de bestuurders te ontzorgen. In deze rol ben je de 'vliegende keep' en spring je in daar waar nodig.

• Je hebt hbo werk- en denkniveau.
• Je beheerst het vak van bestuurs-/managementsecretaresse en bent gewend om flexibel voor verschillende bestuurders te werken.
• Je hebt een sterk teamgevoel en ondersteunt collega’s graag.
• Proactiviteit en oplossingsgericht werken zit in jouw DNA.
• Je hebt ervaring met MS Office en beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk.
• Idealiter heb je ervaring als bestuurssecretaresse binnen een overheidsorganisatie.
• Je bent beschikbaar tijdens vakantieperiodes en soms ook in de avonduren.

Het GS-secretariaat is de spil van alle secretariële en ondersteunende werkzaamheden voor de gedeputeerden en fungeert als het visitekaartje van de bestuurlijke organisatie. Als flexibele bestuursmedewerker zorg jij ervoor dat het secretariaat op rolletjes loopt, zelfs als de vaste secretaresses afwezig zijn. Jij schakelt snel, hebt uitstekende communicatieve vaardigheden en weet prioriteiten te stellen. Flexibiliteit en proactiviteit zijn jouw tweede natuur, en jij werkt doelgericht, zowel in teamverband als zelfstandig.

In jouw rol ondersteun je niet alleen de gedeputeerden, maar vervul je ook een verbindende rol tussen bestuurders en andere organisatieonderdelen. Wanneer het secretariaat weer volledig bemand is, ga jij aan de slag met andere passende werkzaamheden binnen het cluster. Jij bent dé vliegende keep die zorgt voor continuïteit en efficiëntie binnen de organisatie.

• Ondersteunen van de gedeputeerden bij afwezigheid van hun vaste secretaresse, van agendabeheer tot het ontvangen van gasten.
• Afspraken maken en samenwerken met bestuurs- en communicatieadviseurs.
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor zowel interne als externe relaties en instanties.
• Selecteren en prioriteren van inkomende e-mails en telefoongesprekken, en indien mogelijk direct de benodigde informatie verstrekken.
• Zorgdragen voor de juiste tijdige informatie en vergaderstukken voor bestuurders, door samen te werken met betrokken organisatieonderdelen.
• Het coördineren en bewaken van werkprocessen binnen het cluster en het optimaliseren van administratieve processen.

Als flexibele bestuurssecretaresse maak jij deel uit van het cluster Secretariële en Administratieve Ondersteuning (S&A). Binnen dit cluster werken 55 professionals die de Provincie Limburg ondersteunen en faciliteren in het werk voor gedeputeerden, directie, managers en clusters. S&A is de betrouwbare en professionele dienstverlener voor de Provincie Limburg.

Ben jij die veelzijdige professional die graag de uitdaging aangaat en de Provincie Limburg helpt mooier, innovatiever en duurzamer te maken? Solliciteer dan nu en kom dit team versterken!

• De Provincie Limburg biedt een aantrekkelijke werkplek met diverse positieve kenmerken die bijdragen aan een prettige werkomgeving
• Werken bij de Provincie Limburg betekent bijdragen aan de ontwikkeling en het welzijn van de regio. Medewerkers krijgen de kans om invloed uit te oefenen op maatschappelijke en bestuurlijke vraagstukken die impact hebben op Limburg.
• De Provincie Limburg biedt een professionele en stimulerende werkomgeving, waarin medewerkers worden ondersteund in hun werk en zich continu kunnen verbeteren.

Zie jij jezelf werken in deze functie? Sluit je CV en/ of werkervaring aan bij wat er gevraagd wordt en heb jij zin in een nieuwe uitdaging? Reageer dan snel, bij voorkeur via de sollicitatieknop.

Nienke, Lianne en Lonneke

Intercedent

Wil je meer weten? Dan kan je ons altijd bellen. Maar heb je je keuze al gemaakt? Wacht dan niet langer en solliciteer direct via onderstaande button.

Zo verloopt het solliciteren via Randstad. Ontdek hoe we jou kunnen helpen om een baan te vinden.