Bestuurssecretaresse

Voor de voorzitter van het college van bestuur van onze MBO-instelling zijn we op zoek naar een bestuurssecretaresse op interim basis, voor 32 – 36 uur per week, in elk geval tot 1 april, mogelijk langer. We zoeken een ervaren bestuurssecretaresse die zich snel inwerkt, overzicht bewaart en energie krijgt van de dynamiek rond het bestuur van onze MBO-instelling.

Het bestuurssecretariaat ondersteunt het bestuur bij zijn werk. De twee leden van het college van bestuur hebben ieder eigen portefeuilles, maar werken nauw samen. Het team van het bestuurssecretariaat bestaat uit de bestuurssecretaris en een junior bestuurssecretaris, twee secretaresses van het college van bestuur en een algemene secretaresse. Je werkt nauw samen met de andere secretaresses onder leiding van de bestuurssecretaris.

Incidenteel ondersteun je andere collega’s van het bestuursbureau.

• Ruime werkervaring in een soortgelijke functie;
• Je bent klantgericht, zelfstandig en resultaatgericht, hebt verantwoordelijkheidsgevoel en gevoel voor bestuurlijke en organisatorische verhoudingen;
• Je hebt een proactieve houding en het vermogen te anticiperen, ook onder druk;
• Je beschikt over sociale en communicatieve vaardigheden (zowel schriftelijk als mondeling). Je communiceert makkelijk met alle lagen van de organisatie en externe relaties;
• Je blinkt uit in plannen en organiseren, je bent flexibel en creatief in het vinden van oplossingen en je houdt overzicht, ook tijdens hectische perioden;
• ‘Handig zijn’ met allerlei ict-toepassingen is een pré.

We zijn op zoek naar een enthousiaste collega die professionele dienstverlening belangrijk vindt. Je ondersteunt de voorzitter van het bestuur door agendabeheer, mail beantwoorden, vragen afhandelen, contacten onderhouden met interne en externe relaties en overleggen en bijeenkomsten organiseren. Tevens ben je het eerste aanspreekpunt voor externe en interne contacten van de voorzitter.

Het is aan jou om de dagelijkse gang van zaken voor de voorzitter te stroomlijnen en daarbij hem en de bestuurssecretaris waar mogelijk te ontzorgen. Je geeft proactief follow-up aan de acties van de bestuurder en je controleert de voortgang van actiepunten.

Concreet ondersteun je de bestuurssecretaris bij de voorbereiding van de vergaderingen van de raad van toezicht (vijf keer per jaar). Je notuleert deze vergaderingen en mogelijk ook met enige regelmaat de wekelijkse CvB-vergaderingen.

Wij zijn een regionaal opleidingsinstituut voor middelbaar beroepsonderwijs (mbo) en volwasseneducatie. Met 120 opleidingen, waarvan een aantal met meerdere uitstroomrichtingen, en een ruim aanbod van kortlopende cursussen en contractactiviteiten, zijn wij een van de belangrijkste opleidingsinstituten in de regio Rotterdam. Ons onderwijs wordt ontwikkeld in samenwerking met bedrijven, gemeenten, deelgemeenten en overheidsinstellingen.

Kun jij je helemaal vinden in deze vacature? Solliciteer dan snel!

Kevin Braga Rettich

junior intercedent

Vragen over deze vacature of functie? Aarzel niet om ze aan mij te stellen.

Zo verloopt het solliciteren via Randstad. Ontdek hoe we jou kunnen helpen om een baan te vinden.