bestuurssecretaresse

Ben jij een ervaren bestuurssecretaresse, die zich graag wil inzetten op een tijdelijke opdracht? Wij hebben bij de gemeente Helmond een mooie vacature open staan! Interesse? Lees snel verder en kom in contact met ons.

Als secretaresse voor de wethouders van gemeente Helmond weet je precies waar en wanneer je nodig bent om ondersteuning te bieden. De taak om alles netjes voor de wethouders te regelen, pak je automatisch op. Als secretaresse signaleer je, plan je vooruit en denk je mee. Je hoort en ziet veel en weet wanneer het daarbij moet blijven.

De ideale collega heeft:
J

• hbo werk- en denkniveau
• werkervaring in een vergelijkbare rol binnen een organisatie, waar je een grote mate van (politiek-)bestuurlijke sensitiviteit hebt ontwikkeld;
• een servicegerichte en dienstverlenende instelling;
• goede (schriftelijke) uitdrukkingsvaardigheden en sociale vaardigheden;
• uitgebreide kennis van MS Office/MS Teams en Outlook

Als bestuurssecretaresse heb je een veelzijdige en zelfstandige baan.
De rol van bestuurssecretaresse behoeft een grote mate van senioriteit en zelfstandigheid. Je vormt zowel intern als voor de externe omgeving een ‘buffer’, waarbij je verbanden moet kunnen leggen en belangen goed moet kunnen inschatten. Samenwerking. Je werkt in koppels voor de wethouders en maakt daarbij onderdeel uit van het secretaresseteam, waar binnen je ook elkaar ondersteunt. Daarbij is samenwerking essentieel om de wethouders goed te ondersteunen.

Je hebt onder andere met de volgende taken te maken:

• Secretariële ondersteuning: je zorgt voor een volledige, organisatorische, secretariële ondersteuning op verschillende onderwerpen.
• Agendabeheer: e bent verantwoordelijk voor de agenda en bewaakt deze waarbij je, eventueel in overleg, prioriteiten weet te stellen op basis van inzicht, inhoud en politiek-bestuurlijke verhoudingen. Deze werkzaamheden maken een groot deel uit van je
• Mail: je beheert de mailbox, in overleg met de wethouder en mede vanuit je eigen inzicht
• Vergaderingen: je zorgt ervoor dat de vergaderstukken voor de wethouder klaar staan in het digitale vergadersysteem. Je haalt ambtelijke adviezen op en bewaakt deadlines. Voor de beleidsoverleggen van de wethouder op maandag maak je de notulen en act
• Politiek & bestuur: deze functie bevindt zich in een ambtelijk en politiek zeer gevoelige omgeving en bestuurlijke sensitiviteit is aan de orde. Het is daarom noodzakelijk dat je een afweging kunt maken tussen consequenties met een groot en maatschap

Je werkt als aanspreekpunt voor een wethouder en zijn bestuursadviseur. Je komt te werken binnen het bestuurssecretariaat met 6 andere collega’s. Samen zorg je voor de ondersteuning voor de wethouders. Dit is een enthousiast team dat zich met veel ambitie inzet. Het deelteam van het bestuurssecretariaat vormt samen met de collega’s die voor de burgemeester en directie werken (secretariaat en advies) een team Bestuurs- en Directieadvies en -Ondersteuning.

• stad in beweging
• vernieuwend en innovatief
• moderne organisatie

Kun jij je helemaal vinden in deze vacature? Solliciteer dan snel! Stuur ons jouw motivatie en we nemen contact met je op.

Nienke, Lianne en Lonneke

Intercedenten Secretarieel Zuidoost

Vragen over deze functie? Aarzel niet om ze aan mij te stellen.

Zo verloopt het solliciteren via Randstad. Ontdek hoe we jou kunnen helpen om een baan te vinden.