Management Assistent

Ben jij die nieuwe teamspeler in het secretatiaat bij de Gemeente Deurne?
Als managementassistent bij de gemeente Deurne wil je samenwerken en ben je een teamspeler! Dagelijks stem je in goed overleg met je collega’s af welke taken er liggen, de prioriteit en de onderlinge verdeling. Vervolgens gaat iedereen aan de slag om het afdelingshoofd, teamleider of bestuurder zo goed mogelijk te “ontzorgen” en te faciliteren. De meeste tijd gaat uit naar complex agendabeheer en het organiseren van in- en externe afspraken. Dat zie je als een uitdaging! Het verrichten van diverse representatieve werkzaamheden zoals het ontvangen en begeleiden van gasten behoort ook tot je taak, evenals het plaatsen van vergaderstukken in Ibabs.

Voor deze secretariële functie zijn wij op zoek naar een kandidaat die 32 tot 36 uur per week beschikbaar is. Het betreft een tijdelijke functie tot 31-12-2024 (verlenging is mogelijk).

Als management assistant sta je stevig in je schoenen. Je bent stressbestendig, vastberaden en in staat om moeilijkheden proactief aan te pakken.

• Een MBO+/HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur een secretariele vooropleiding
• Je bent sterk in het organiseren, structureren en bewaken
• Gevoel voor bestuurlijke verhoudingen
• Actuele kennis van en ervaring met officepakketten
• Secretariële ervaring en affiniteit met overheid is wenselijk

In deze functie ben je dé steunpilaar van het college en het management. Je hebt scherp in de gaten wanneer activiteiten afgehandeld moeten worden. Soms vervul je de rol van notulist tijdens gesprekken en vergaderingen. In deze functie is het belangrijk dat je een goed gevoel hebt voor politiek gevoelige zaken. Je weet precies wat je wel en niet buiten je werk kunt delen. Het is een gevarieerd takenpakket wat je samen met de collega’s op het secretariaat uitvoert. Je verkeert in een drukke en dynamische omgeving. Het is daarom belangrijk dat je georganiseerd kunt werken en overzicht blijft houden, zelfs als het moeilijk wordt. Je hebt een positieve en creatieve houding. Je bent energiek en beschikt over humor en relativeringsvermogen.

• Complex agendabeheer (plannen vergaderingen, uitnodigingen versturen, ruimte reserveren, eventueel catering, audiovisuele middelen en andere faciliteiten regelen)
• Organiseren van de stukkenstroom richting bestuur en directie (ondertekening, verzending en verwerking in zaaksysteem)
• Verzorgen en afvangen van telefoon- en emailverkeer van bestuur, directie en management
• notuleren van vergaderingen

Het team bestaat uit zes dames. Het is een team waar nauw wordt samengewerkt en waar het laatste jaar veel nieuwe collega’s zijn gestart. Er wordt hard gewerkt en er is een fijne en collegiale sfeer. Er wordt gestuurd vanuit coachend leiderschap. Sommige werkzaamheden kunnen alleen op locatie worden uitgevoerd, daarom is de mogelijkheid om thuis te werken beperkt tot één dag per week. Samen met je team maak je daar afspraken over.

Kun jij je helemaal vinden in deze vacature? Solliciteer dan snel!

Nienke, Lianne en Lonneke

Intercedent

Vragen over deze vacature of functie? Aarzel niet om ze aan mij te stellen.

Zo verloopt het solliciteren via Randstad. Ontdek hoe we jou kunnen helpen om een baan te vinden.