Directiesecretaresse

Ben jij op zoek naar een veelzijdige baan met veel verantwoordelijkheden? Heb jij een proactieve instelling en een ruime ervaring met secretariële werkzaamheden op directieniveau? Dan zou jij weleens de nieuwe collega van Gemeente Helmond kunnen zijn!

Het betreft (in eerste instantie) een tijdelijke functie tot 31 -01-2025, voor 32 tot 36 uur per week.

Voor deze opdracht zoeken we een ervaren secretaresse. Ben jij direct inzetbaar en heb je ervaring met het werken binnen een gemeente is dit een sterke pré. Je hebt een proactieve en flexibele houding. Daarnaast ben je zelfbewust, integer en assertief.

• HBO werk- en denkniveau;
• Werkervaring in een vergelijkbare rol binnen een gemeentelijke organisatie, waarbij je een grote mate van secretariële werkzaamheden hebt ontwikkeld;
• Een servicegerichte en dienstverlenende instelling;
• Goede (schriftelijke) uitdrukkingsvaardigheden en sociale vaardigheden;
• Kennis van diverse systemen op het gebied van automatisering zoals bv. Office, Microsoft Teams, Djuma, ERP7 en NOTU Box
• De gave om hulp aan te bieden en te vragen daar waar nodig. Maar ook je eigen grenzen kunt bewaken.

Als directiesecretaresse bied je ondersteuning aan de directie en je bent hierbij het aanspreekpunt voor twee directeuren. Je maakt daarbij tevens onderdeel uit van het bestuurs-en directiesecretaresseteam. Dit is een enthousiast team dat zich met veel ambitie inzet voor de collega’s van de gemeentelijke organisatie en bestaat uit circa 12 medewerkers.

• Secretariële ondersteuning: Je zorgt voor een volledige, organisatorische, secretariële en administratieve ondersteuning van de directeuren op verschillende onderwerpen. Je signaleert, plant vooruit, denkt mee en ontzorgt. Ook in praktische dingen z
• Mail. Je beheert de mailbox. Bespreking en verwerking van de mail in overleg, daarbij vanuit eigen inzicht alert zijn op belang en urgentie. Je voegt op eigen initiatief en naar eigen inzicht benodigde informatie toe voor de afhandeling en zorgt ervo
• Agendabeheer. Je stelt de agenda op en bewaakt deze waarbij je goed prioriteiten weet te stellen op basis van inzicht, inhoud en politiek-bestuurlijke verhoudingen en beschikbaarheid van de directeur. Je zorgt dat benodigde stukken horende bij de age
• Correspondentie. Je handelt correspondentie af en schat deze vanuit eigen inzicht in op belang en urgentie. Je voegt op eigen initiatief en naar eigen inzicht benodigde informatie toe voor de afhandeling en zorgt ervoor dat deze behandeld worden.
• Vergaderingen. Je organiseert en bereidt vergaderingen en bijeenkomsten voor, attendeert op bijzondere aandachtspunten, zorgt voor goede afstemming van deelnemers en coördineert o.a. zaken m.b.t. ruimte, faciliteiten en banqueting.
• Gegevensverwerking: Je bent in staat gegevens om te zetten in overzichten, tabellen of grafieken (Excel), of gegevens gereed te maken voor een presentatie (PowerPoint).

Werken bij de gemeente Helmond betekent werken bij een organisatie die zich continu ontwikkelt en boordevol ambitie zit. Dat moet ook, want, ook al zijn in gemeente Helmond mooie dingen bereikt, de samenleving verandert. Helmond is een stad in beweging. Er wordt met trots gewerkt vanuit verbinding, vertrouwen en waardering. Een integrale benadering met vernieuwende en innovatieve ideeën. Vanaf 9 april 2024 wordt er gewerkt in het nieuwe ‘Huis voor de Stad’, een modern en duurzaam stadskantoor en ontmoetingsplek. Ook jij kan maker van de Helmondse toekomst worden, we ontmoeten je graag!

Kun jij je helemaal vinden in deze vacature? Solliciteer dan snel! Wij kijken er naar uit om onze nieuwe collega te ontmoeten én leren je graag het vak van Intercedent.

Nienke, Lianne en Lonneke

Intercedent

Vragen over deze vacature of functie? Aarzel niet om ze aan mij te stellen.

Zo verloopt het solliciteren via Randstad. Ontdek hoe we jou kunnen helpen om een baan te vinden.