Managementassistent Raadsgriffie

Voor de gemeente Amsterdam zijn wij op zoek naar een zeer ervaren management assistent!

In de functie van Managementassistent Raadsgriffie ken je drie pijlers namelijk agendabeheer van de griffier en plaatsvervangend griffier, organiseren van vergaderingen/events als ook (financiële) administratieve taken. De werkomgeving is dynamisch en je bent echt de spil in het web van de griffie.

Gemeente Amsterdam vindt het belangrijk dat je rekening houdt met de recesperioden van de raad bij het plannen van vakanties en vrije dagen. Ze zoeken iemand die in deze recesperiode ook zijn eigen vakantie/verlof inplant.
Voor deze functie Managementassistent Raadsgriffie beschik je over:

• Een MBO-4/HBO opleiding, eventueel aangevuld met een opleiding tot secretaresse
• Minimaal 3 jaar werkervaring in een functie als managementassistent (of vergelijkbaar), waarbij je onder meer verantwoordelijk bent geweest voor agendabeheer en een breed pakket aan secretariële, ondersteunende werkzaamheden
• Minimaal 3 jaar ervaring en vaardigheid met de juiste ICT skills zoals Word, Excel, PowerPoint en Outlook
• Schrijven gaat je makkelijk af

Dit doe je op een gemiddelde werkdag:

• Je beheert de complexe agenda's van de griffier en plaatsvervangend griffier, waardoor hundagen soepel en efficiënt verlopen
• Je bent verantwoordelijk voor het beheren van de mailbox van de griffier: je leest, handelt af en zet eventueel in overleg en archiveert berichten
• Je ontvangt gasten, je bereidt vergaderingen voor door benodigde stukken op te vragen, agenda's op te stellen, stukken te delen en/of verwerking in iBabs
• Je organiseert bijeenkomsten tot in de puntjes, van de administratieve tot de organisatorische aspecten
• Eventueel behoren ook financiële zaken zoals het aanmaken van inkooporders en het controleren/verwerken van facturen via het digitale systeem AFS tot de werkzaamheden
• Zoals iedereen op de afdeling spring je bij als dat nodig is
• Deze gevarieerde taken maken jouw werk dynamisch en onmisbaar binnen ons team!

We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega’s zich gezien en
gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor
betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een
personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie
jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom!
Er werken 21 mensen op de griffie. De bedoeling van de griffie is bij te dragen aan de
Amsterdamse democratie. Door raadsleden te helpen bij hun werk, door bewoners en

ondernemers de weg naar de raad te helpen vinden (en andersom) en door collega-
ambtenaren en college te helpen in hun samenwerking met de gemeenteraad.

De raadsgriffie is een zelfstandige directie binnen Amsterdam en organisatorisch
ondergebracht bij de het cluster B&O onderdeel.

Ben je enthousiast geworden over de baan? Reageer dan nu met een cv en motivatiebrief.

Recruitment Provincie Noord-Holland

Vragen over deze vacature of functie? Aarzel niet om ze aan mij te stellen.

Zo verloopt het solliciteren via Randstad. Ontdek hoe we jou kunnen helpen om een baan te vinden.