Projectondersteuner OVT en Bedrijfsvoering

Voor deze functie zijn we op zoek naar iemand die het leuk vindt om oplossingen te vinden, in mogelijkheden denkt en een hands-on mentaliteit heeft. Iemand die goed kan omgaan met een wisselende werkdruk en het leuk vindt verschillende soorten werkzaamheden te doen.

De werklocaties zijn de OVT Keet bij Station Zuid en de HomeBase aan de Burgemeester Stramanweg 100c.

Voor deze functie Projectondersteuner OVT & Bedrijfsvoering beschik je over:

• EIS: Minimaal een mbo- werk- en denkniveau
• EIS: Minimaal 5 jaar werkervaring in een soortgelijke functie
• EIS: Aantoonbare ervaring met het werken in projecten en werken met projectteams
• EIS: Goede kennis van MS Office, in het bijzonder Word, Excel, Outlook, Teams
• WENS: Aantoonbare kennis en ervaring met infrastructurele projecten of programma’s
• WENS: Aantoonbare kennis en ervaring met een webbased archiefsystemen (in ons geval is dat SharePoint Online)
• WENS: Aantoonbare ervaring met notuleren van vergaderingen en bijeenkomsten in een technische omgeving.

Als projectondersteuner ondersteun je vanuit de afdeling Bedrijfsvoering, een aantal managers van projectteam OVT én de manager van staf Bedrijfsvoering, en regel je allerlei organisatorische, secretariële en logistieke zaken. Zo ben je verantwoordelijk voor agenda- en mailboxbeheer, handel je uiteenlopende vragen en verzoeken af, organiseer je de bijeenkomsten, notuleer je bij vergaderingen en heb je contacten met externe leveranciers.
Daarnaast verzamel je de juiste informatie zodat managers goed voorbereid aan afspraken kunnen beginnen. Ook treed je op als sparringpartner bij het structureren van het werk en afspraken. Tot slot bewaak je de uitvoering van acties en besluiten uit diverse overleggen. Je houdt gemaakte afspraken bij én attendeert de managers op deadlines.

• Secretariële ondersteuning OVT en Bedrijfsvoering, verbinding met IPM-teamleden, aanspreekpunt, correspondentie, archivering, bijeenkomsten organiseren
• Plannen, organiseren vergaderingen, verslaglegging, actielijsten opstellen, acties monitoren
• Coördineren interne en externe informatievoorziening, contacten organiseren en beheren
• Afstemmen met secretariaat aannemers/leveranciers voor planning van bijeenkomsten en afspraken
• Ondersteunen en vervangen collega's projectondersteuning, bijvoorbeeld tijdens vakanties
• Receptie Zuidasdok bemannen bij afwezigheid receptionist
• Ondersteunen facilitaire processen Zuidasdok bij afwezigheid receptionist of drukte.

We bouwen aan een unieke Amsterdamse stadswijk, Zuidas, een internationale toplocatie tussen de binnenstad en Schiphol. Dit gebied ontwikkelt zich tot een complete stadswijk, met een mix van werken, wonen en voorzieningen. Zuidas is goed bereikbaar door station Amsterdam Zuid, metrostations, snelweg A10 Zuid en Schiphol.

Tegelijkertijd realiseren we Zuidasdok, een van Nederland's belangrijkste infrastructurele projecten. Dit omvat de vernieuwing van station Amsterdam Zuid, verbreding en ondergrondse aanleg van de A10 Zuid, en herinrichting van de knooppunten De Nieuwe Meer en Amstel. Opdrachtgevers van Zuidasdok zijn het Rijk, provincie Noord-Holland, Vervoerregio Amsterdam en gemeente Amsterdam. De uitvoerende organisaties zijn Rijkswaterstaat, ProRail en gemeente Amsterdam.

Ben je enthousiast geworden over de baan? Reageer dan nu met een cv en motivatiebrief.

Team recruitment

Team Recruitment

Vragen over de vacature? Aarzel dan niet om ze aan mij te stellen.

Zo verloopt het solliciteren via Randstad. Ontdek hoe we jou kunnen helpen om een baan te vinden.