Herkenbaar: je start ’s morgens je computer op en nog voordat je koffie haalt, heb je de eerste e-mail al ontvangen. Daarna stromen elk uur steeds meer spoedjes, verzoeken en updates binnen. Met als gevolg: een inbox vol ongelezen e-mails waar nooit een eind aan lijkt te komen. Met deze 5 tips werk je die mailtjes weg en houd je je inbox overzichtelijk!
vaste mailmomenten
Een eerste, belangrijke stap is dat je je realiseert dat je niet op elke mail direct actie hoeft te ondernemen. Blok elke dag op vaste tijden een moment in waarop je e-mails bekijkt en beantwoordt. Zet deze momenten ook echt in je agenda, bijvoorbeeld het eerste half uur van je werkdag, direct na de lunch en aan het einde van de dag. Op deze manier voorkom je dat je toch tussendoor je mailtjes moet beantwoorden.
De volgende uitdaging is je houden aan die mailmomenten. Zet desktopmeldingen uit, zodat je er niet constant aan wordt herinnerd. Een slimme mappenstructuur helpt ook tegen afleidingen, omdat je mailbox daardoor overzichtelijker is. Je hebt slechts vier mappen nodig:
1. inbox
Gebruik je inbox enkel om inkomende berichten op te vangen. Neem voor elke mail die binnenkomt tijdens de mailmomenten een beslissing: moet ik hier nú op handelen? Heb je mail die je binnen een minuut kunt beantwoorden? Doe dit en verplaats de mail daarna naar de archiefmap. Zo niet? Dan moet de mail naar de actiemap.
2. actiemap
Hierin verzamel je alle e-mails die aandacht vereisen. Of dat nu een taak is die je snel moet uitvoeren of het opstellen van een uitgebreid antwoord. Met het verplaatsen naar deze map kun je vervolgens de bijbehorende taak aanmaken in je agenda. Zo houd je meer rust en overzicht in zowel je inbox als je actiemap.
3. ‘wachten op’ map
Alle mails die je stuurt waarop je nog een reactie of antwoord verwacht, verplaats je naar deze map. Zet jezelf daarvoor in de bcc als je een mail verstuurt. Extra tip: wanneer je hiervoor een regel aanmaakt, hoef je ook dat niet meer handmatig te doen. Bekijk hoe je dat doet in Outlook en voor Gmail. Wanneer je een reactie hebt ontvangen, verplaats je deze mail weer naar actie- of de archiefmap.
4. archiefmap
Je archiefmap is waar je al je afgehandelde mails in verzamelt. Omdat hierin geen dringende zaken meer zitten die je aandacht vereisen, kun je hier volstaan met de zoekfunctie. Je kunt deze map natuurlijk nog wel verder indelen, maar probeer dit tot een minimum beperkt te houden. Door mails te labelen maak je het zoeken makkelijker.
5. mail op je telefoon
Onderschat ook de rol van je smartphone niet bij mailstress. Zet daarom ook op je telefoon ál je mailnotificaties uit. Op deze manier bepaal jij wanneer je jouw mailapp opent en niet andersom. Want als we eenmaal een notificatie zien, dan is dat slecht voor onze concentratie. Zelfs als we het negeren.
Ook handig: er zijn apps die enorm kunnen helpen bij het schoon houden van je inbox op je telefoon. Eigenlijk een beetje op dezelfde manier als met de mappenstructuur op je computer. Met Inbox by Gmail kun je bijvoorbeeld e-mails snoozen, zodat ze voor een aantal uren of dagen uit je inbox verdwijnen. Een andere aanrader met gelijkwaardige functies is de app Outlook. Zo check je ook op je telefoon je e-mails pas wanneer jij daar tijd voor hebt.
en nu volhouden
Merk je dat je het lastig vindt om je aan de mailmomenten te houden? Licht dan je collega’s in over je nieuwe werkwijze. Vertel dat ze in dringende gevallen moeten langslopen of bellen. Eventueel kun je dit ook aangeven in de handtekening onderaan je e-mail. Gewoontes leer je niet zomaar af, maar zorg dat je stapje voor stapje de goede kant op gaat. Uiteindelijk stroomt je inbox niet meer over, waardoor je zeeën met tijd bespaart en je humeur verbetert!
